Veidojot grāmatvedības sistēmu, uzņēmumiem un bezpeļņas organizācijām jāizveido iekšējās kontroles sistēma. Iekšējās kontroles process palīdz nodrošināt, ka sistēma darbojas labi un ka visi iesaistītie darbinieki darbojas kā paredzēts. Šādas būtiskas uzņēmējdarbības funkcijas nodrošināšana nodrošina pietiekamu pārliecību, samazinot kļūdu varbūtību un aizsargājot organizācijas aktīvus. Tā nozīmīguma dēļ uzņēmumi labi vērtē iekšējās kontroles pamatprincipus.
Pienākumi
Uzņēmumiem skaidri jānosaka pienākumi. Konkrētu atbildību piešķiršana indivīdiem nodrošina, ka viņi saprot savu daļu iekšējās kontroles uzturēšanā. Ja iekšējās kontroles atbildība tiek konsekventi ignorēta, efektīva iekšējās kontroles sistēma skaidri parādīs, kurš neveic piešķirto uzdevumu.
Lietvedība
Atmiņa nav nekļūdīgs rīks, jo īpaši, ja nodarbojas ar lielu informācijas apjomu vai darījumiem. Pareizas uzskaites procedūras ļaus uzņēmumiem iegūt precīzu darījumu vēsturi. Šādi vēsturiski dati ļauj uzņēmumam atsaukties uz to vēlāk, ja tiek atklāta problēma vai ir nepieciešams precizējums.
Apdrošināšana un saistīšana
Diemžēl pat labākā iekšējās kontroles sistēma nedrīkst kavēt aktīva zudumu. Apdrošinot aktīvus un darbinieku piesaistīšanu, organizācija var būt pārliecināta, ka tas tiks atmaksāts par aktīva vērtību, ja aktīvs tiek nozagts vai citādi piesavināts.
Aktīvu uzskaite un glabāšana
Iekšējās kontroles sistēmā cilvēki, kuriem ir fiziska piekļuve naudai un citiem aktīviem, nav tie paši cilvēki, kas glabā ierakstus par šo aktīvu. Ja, piemēram, persona, kas ir atbildīga par sīkdatņu glabāšanu, bija tā pati persona, kurai bija atslēga mazo naudas kastē, šai personai būtu viegli palīdzēt sev skaidrā naudā, vienlaikus falsificējot sīkos skaidras naudas ierakstus. Personai, kas glabā aktīvu uzskaiti, nevajadzētu būt iespējai fiziski piekļūt viņa izsekotajiem aktīviem.
Atbildība par saistītiem darījumiem
Dažreiz jāveic vairāki uzdevumi, lai pabeigtu vienu darījumu. Šajā gadījumā ir svarīgi, lai katrs darbinieks veic atsevišķus uzdevumus, kas veido darījumu. Tas nodrošina, ka uzdevuma izpildē iesaistījās vairāk nekā viena persona, palielinot izredzes, ka tiek atklātas kļūdas vai krāpnieciskas darbības.
Tehnoloģiskās kontroles
Trauksmes signalizācija, elektroniskās tastatūras un citas uz tehnoloģijām balstītas drošības pazīmes var palīdzēt organizācijām aizsargāt aktīvus. Tehnoloģija bieži vien var aiziet, kur cilvēki nevar, un var strādāt 24 stundas diennaktī, neprasot papildu samaksu vai pārtraukumus. Viedie uzņēmumi paplašina savas iekšējās kontroles sistēmas ar atbilstošu un rentablu tehnoloģiju.
Neatkarīgs pārskats
Uzņēmumiem regulāri jāpārskata savas iekšējās kontroles sistēmas. Tas jādara personai, kas neveica nevienu pārbaudāmo darbu. Neatkarīgs vērtētājs var objektīvi ziņot par paveikto darbu iekšējās kontroles procesā, un tam nav iemesla segt kļūdas vai būt pārāk optimistiski attiecībā uz kontroles procedūrām.
