Jebkura sanāksme vai projekts ir veiksmīgāks, ja sanāksmes laikā tiek piešķirti uzdevumi un pabeigti ārpus sanāksmes. Ievērojot vienkāršu 3W formulu (kas, kurš un kad), lai apmierinātu darbības, palielinās izredzes iegūt produktīvu darbu ārpus sanāksmes laika un laika. Pareiza rīcība var samazināt problēmas, kas saistītas ar turpmāko darbību. Labs rīcības uzdevums palīdzēs pārbaudīt labas idejas un problēmu risinājumus, kā arī īstenot visus sanāksmes laikā pieņemtos lēmumus.
Preces, kas jums būs nepieciešamas
-
Papīrs vai Marķieris
-
Pen vai Dry-Erase marķieri
Pirms sanāksmes beigām pārbaudiet visas sanāksmē konstatētās darbības un noskaidrojiet, vai ir nepieciešami arī papildu uzdevumi. Sāciet ar darbībām, kas ir. Jautājiet grupai "Kādas ir darbības, kas mums jādara, lai sasniegtu lieliskus projekta rezultātus?" Tas palīdz grupai saprast, kas ir jādara un kāpēc tas ir svarīgi projektam vai komandai. Rakstot darbību, pārliecinieties, ka izmantojat darbības darbības vārdus un esat gatavs sniegt detalizētu informāciju par to, kas faktiski ir nepieciešams, lai uzskatītu, ka darbība ir pareizi pabeigta.
Tad pāriet uz PVO, kas veiks katru darbību, uzdodot grupai "Kas ir labākie cilvēki, lai veiktu šīs darbības?" Katra darbība ir jādod kādam, vai tas netiks darīts. Šis Kas ir komanda vai projekta dalībnieks, kas piekrīt būt atbildīgam un atbildīgam par visām darbībām, kas nepieciešamas piešķirto darbību veikšanai. Darbību var piešķirt visaugstāk kvalificētai personai vai apakšgrupai, vai kāds sanāksmes dalībnieks var brīvprātīgi rīkoties. Ja rīcība tiek piešķirta kādam ārpus sanāksmes dalībniekam, kādam sanāksmē vajadzētu būt atbildīgam par paskaidroto rīcību personai, kas nav sanāksmē.
Dariet visu, pirms notiek darbība, lai pārietu uz pārtraukšanu. Uzdodiet grupu "Kad šīs darbības ir jāveic, lai mēs varētu pabeigt mūsu projektus savlaicīgi?" Katras darbības termiņam jābūt faktiskam kalendārajam datumam, kad komanda ir jāpabeidz, lai veiktu darbu. To nekad nedrīkst atstāt tukšu vai rakstīt kā ASAP, jo datums nodrošina, ka kāds ir atbildīgs par darbības veikšanu laikā. Piešķirot datumu, persona, kas veic darbību, varēs ieplānot jauno uzdevumu ar savu citu darbu un spēt noteikt, vai var būt pamatots iemesls, kādēļ darbība var nebūt pabeigta ar grupas vēlamo datumu, pirms tā ir pārāk liela vēlu.
Pēc sanāksmes 3W darbības tiek ievietotas sapulces ierakstos un izplatītas visiem, kas piedalījās sanāksmē vai saņēma darbību. Tas dokumentē visas darbības un atbildīgās personas, kā arī gadījumus, kad jāveic pasākumi.
Padomi
-
Ja ir nepieciešama papildu sanāksme, kad atgādinājums tiek nosūtīts šai sanāksmei, ietver visas darbības, kas jāveic līdz minētajam datumam, kā arī parastās sapulces detaļas.
