Ārkārtas vēstulē ir iekļauti plāni un procedūras, ko veic biznesa nodaļa, ja notiks kaut kas tāds, kas var ietekmēt uzņēmuma darbību gan pozitīvi, gan negatīvi. Vēstulē būtu paskaidrots, kā reaģēt uz ugunsgrēka vai datu zudumu - vai uz negaidītu laimi, piemēram, lielu pasūtījumu. Lai gan visaptverošs ārkārtas rīcības plāns visam uzņēmumam var ietvert daudzus departamentus, ārkārtas vēstulē galvenā uzmanība tiek pievērsta problēmām, ar kurām atsevišķs departaments var saskarties, un izklāsta plānu šo problēmu risināšanai.
Procesi un uzdevumi
Katram departamenta vadītājam būtu jāsagatavo ārkārtas vēstule, kurā sīki izklāstīti uzņēmējdarbības procesi un uzdevumi, ko tā pārrauga. Šajā vēstulē jāiekļauj viss, ko departaments dara, katra persona, ar kuru tā sazinās, kādus rezultātus tā sniedz un kad tā iesniedz rezultātus. Piemēram, grāmatvedības nodaļai neparedzētajā vēstulē jāparāda, kā grāmatvedības nodaļa sazinās ar pārdošanas nodaļu, lai reģistrētu debitoru parādus un tās komunikācijas metodes ar iepirkumu departamentu, lai izsekotu maksājamos kontus, kā arī to, kā departaments sniedz ikmēneša ieņēmumu pārskatus un ceturkšņa datus nodokļu atmaksa.
Neveiksmes punkti
Ārkārtas vēstulē jāiekļauj katra procesa kļūdas punkti. Tie ir notikumi, kas var traucēt procesa vai uzdevuma izpildi. Neveiksmes punkti var būt no dabas katastrofām līdz katastrofāliem datu zudumiem līdz vienkāršiem pārpratumiem starp kolēģiem. Ārkārtas vēstule, kurā aprakstīts grāmatvedības departamenta atteices punkts, var ietvert nedēļu vērtīgu pārdošanas rēķinu vai cietā diska avāriju, kas iznīcina svarīgus finanšu pārskatus.
Varbūtība un ietekme
Neatliekamās vēstules nākamā daļa norāda uz varbūtību, ka varētu rasties kļūdas punkti, un ietekmi, kādu šāda defektu punkti varētu radīt darbībai. Vēstulē var parādīt, kā dažiem neveiksmes punktiem ir liela varbūtība, bet tie rada minimālu apdraudējumu, bet citi neveiksmes punkti var būt ļoti maz ticami, bet rada postošas sekas. Ārkārtas vēstulē grāmatvedības nodaļas automatizētajai uzskaites sistēmai var būt neliela varbūtība, ka uzņēmuma dati netiek atjaunināti, bet vēstulē var arī parādīt, kā šīs sistēmas kļūme var nopietni ietekmēt departamenta darbību.
Ārkārtas rīcības plāns
Ārkārtas vēstulē būs rīcības plāns, kurā izklāstīti pasākumi, ko departaments veiks, ja rodas kļūdas punkts, lai departaments varētu strādāt neveiksmes punktā, veicot nepieciešamo uzdevumu. Lai gan neparedzētajā vēstulē norādītās darbības var nebūt visefektīvākās vai ērtākās uzdevuma izpildes metodes, tās saņem darbu. Grāmatvedības nodaļas ārkārtas vēstules rīcības plānā var ietvert pasākumus, lai izmantotu papīra virsgrāmatu grāmatas un kalkulatoru datu zuduma gadījumā no crashed cietā diska.
