Nevienam nepatīk sliktas ziņas, īpaši darbiniekiem. Tomēr, kad bizness ir uz leju, bieži vien ir nepieciešams atlaist cilvēkus vai samazināt stundas. Šīs vēstules ir īpaši grūti rakstīt vēstulē, jo var šķist, ka neatkarīgi no tā, kā jūs norādāt faktus, saņēmēji būs dusmīgi un sajukti. Par laimi, ar kādu plānošanu jūs varat uzrakstīt vēstuli, kas ļauj darbiniekiem viegli atrasties un palīdz saprast, cik sarežģīts ir jūsu lēmums samazināt stundas.
Ierakstiet datumu. Izlaist atstarpi. Ja jūs personalizējat vēstuli katram atsevišķam darbiniekam, izmantojiet teksta apstrādes programmas pasta sapludināšanas funkciju, lai pievienotu vārdus un adreses. Varat arī izlaist iekšējo adresi pilnībā un uzrakstīt vispārēju vēstuli, ja jums vienkārši ir pārāk daudz darbinieku, lai veiktu personalizētas kopijas.
Atveriet burtu, ierakstot "Cienījamie (ievietojiet darbinieka vārdu)", kam seko kols. Ja rakstāt vispārēju burtu, ierakstiet "Dear Valued Employee", kam seko kols.
Sāciet burtu, nodrošinot fonu. Paskaidrojiet, ka uzņēmums zaudē naudu un ko esat mēģinājuši darīt, lai cīnītos pret kritumu. Rakstiet skaidrā valodā, bet pietiekami detalizēti, lai darbinieki saprastu, ka uzņēmums iet cauri grūtajiem laikiem. Nenorādiet pirmajā daļā samazinātās stundas, jo darbinieki, iespējams, vienkārši pārtrauks lasīt, un jūs zaudēsiet iespēju izskaidrot situāciju vai mēģināt saglabāt savu nemateriālo vērtību.
Paskaidrojiet stundu samazinājumu otrajā daļā. Esi konkrēts. Cik stundas darba ņēmēji var zaudēt katru nedēļu? Kad viņi atgriezīsies pie parastā grafika, ja tāds ir? Darbiniekiem būs daudz jautājumu, un tagad tos risinās, lai novērstu neskaidrības un telefona zvanus uz biroju.
Uzsveriet labās ziņas, ja tādas ir. Piemēram, ja jūs samazināsit stundas, lai izvairītos no ikviena cilvēka izslēgšanas, norādiet to. Ja jums ir stratēģija, kas, jūsuprāt, drīzumā saņems savu biznesu, ļaujiet darbiniekiem izjust jūsu optimismu. Pat ja labās ziņas ir salīdzinoši nelielas, tas palīdzēs darbiniekam justies, ka jums ir vislielākās intereses.
Pēdējā punktā norādiet darbības informāciju. Ja darbiniekiem ir jādara viss, piemēram, aizpildiet papildu dokumentus, dariet viņiem zināmu. Paldies viņiem par to, ka jūs esat saskārušies ar šo sarežģīto procesu.
