Finanšu pārskati akcionāriem, mārketinga plāni un kvalitātes novērtējumi ir visi uzņēmumu ziņojumiem piemēri. Īss ziņojums ir tāpat kā jebkurš cits ziņojums, bet mazāk lapu. Tajā jānorāda galvenie ziņojuma mērķi, jāapkopo pamatinformācija, jāpārskata alternatīvas un jāiesaka turpmākā rīcība. Apstrādājiet ziņojumu kā projektu - plānojiet to, tad rakstiet to skaidri un vienkārši. Īss ir labs, jo visticamāk, ka aizņemta vai nesaistīta, bet izšķiroša partija to izlasīs.
Plānošana
Tikties ar priekšniekiem, lai precizētu prasības, jo tās noteiks pārskata formātu un saturu. Piemēram, projekta novērtējuma ziņojums netiks strukturēts tādā pašā veidā kā mārketinga plāns vai finanšu pārskats.
Izpētīt fona materiālu, tostarp dokumentus, kas jums tiek piešķirti, piešķirot rakstisku uzdevumu, un materiālus, kurus jūs savācat neatkarīgi no interneta, bibliotēkas un no tikšanās un sarunām ar ieinteresētajām personām (piemēram, uzņēmējdarbības vienību vadītājiem, piegādātājiem un klientiem).
Sagatavojiet ziņojuma veidlapu, tostarp kopsavilkumu, ievadu, alternatīvu sadaļas un piedāvātos risinājumus, ieteikumus un secinājumus.
Saturs
Uzrakstiet ievadu. Parasti ievadā ir jānorāda ziņojuma mērķis un jāidentificē galvenie jautājumi. Tam vajadzētu būt rokasgrāmatā pārējam ziņojumam, bet tam nevajadzētu to apkopot. Piemēram, pirmā rinda varētu būt: "Šā ziņojuma mērķis ir izpētīt risinājumus mūsu ražotnē notiekošajiem kvalitātes jautājumiem", kam seko galveno jautājumu kopsavilkums.
Apkopojiet ziņojuma korpusu. Ražošanas objekta piemērā sadaļas var ietvert tehniskas detaļas, alternatīvu risinājumu sarakstu, kā arī katras izmaksas un ieguvumu analīzi un ieteikumus. Biznesa plānam būtu atšķirīgs posmu kopums, piemēram, tirgus izpēte, konkurētspējīga analīze un finanšu prognozes. Neatkarīgi no formāta sadaļām jābūt loģiskā secībā, lai lasītājam nebūtu jāpārvērš atpakaļ, lai noskaidrotu saturu.
Noslēdziet ziņojumu, atsaucoties uz ziņojuma mērķiem. Ražošanas iekārtas piemērs varētu būt ieteikuma risinājuma īstenošanas plāns. Finanšu pārskats varētu būt uzņēmējdarbības perspektīva.
Uzskaitiet atsauces, kas minētas tekstā, norādot publikāciju, no kuras tie nākuši, nosaukumu, autoru un datumu. Uzskaitiet citus attiecīgos avotus bibliogrāfijas vai resursu sadaļā.
Uzrakstiet kopsavilkumu. Apmēram vienā vai divos punktos apkopojiet ziņojumu tā, lai aizņemts izpildītājs varētu saprast galvenos punktus un vēlāk izvilkt informāciju. Finanšu pārskatu sagatavošanai kopsavilkums var būt tikai tabula, kurā redzamas galvenās pārdošanas un peļņas tendences.
Sagatavojiet vāka lapu ar ziņojuma nosaukumu, datumu un autoru vārdiem un saistībām. Iekļaujiet satura rādītāju ziņojumiem, kas ir garāki par 15 lapām.
Nosūtiet vēstuli personai (vadītājam vai līgumslēdzējam), nevis nodaļai. Nosakiet ziņojuma galvenos ieteikumus, norādiet savu kontaktinformāciju un uzskaitiet pielikumus.
Padomi
-
Tabulas, diagrammas un detalizēti aprēķini jāiekļauj kā pielikumi, bet galvenie pārskati jāiekļauj galvenajā ziņojumā.
