Biznesa pasaulē notiek regulāras sanāksmes, un protokoli ir oficiālie dokumenti, ko izmanto, lai reģistrētu veiktos pasākumus un pieņemtos lēmumus. Tā kā protokoli kļūst par oficiāliem dokumentiem uzņēmuma acīs, jebkuras izmaiņas, kas jāveic protokolā, prasa papildinājumu. Kad jūs izveidojat papildinājumu, jums ir jāzina, kad un kā to iesniegt sanāksmju komitejai, un pievienojiet to oficiālajai protokolam, lai jūs neveiktu šīs izmaiņas pēc saviem ieskatiem.
Sagatavojiet oficiālās protokola kopijas no pēdējās sanāksmes, lai ikviens, kas piedalījās sanāksmē, varētu tos pārskatīt.
Iziet protokolu nākamajā sanāksmē. Sanāksmes priekšsēdētājam ir ierasts sākt lietas, pārskatot iepriekšējās sanāksmes protokolu. Visiem apmeklētājiem jāizlasa protokoli un jāapstiprina tie, pirms viņi turpina darbu. Ja kādam ir kaut ko pievienot, mainīt vai labot, tad tas ir piemērots laiks to teikt.
Pierakstiet protokola izmaiņas. Jūs varat rakstīt izmaiņas tieši uz protokola kopiju vai noņemt piezīmes uz atsevišķa papīra lapas.
Ļaujiet sapulces dalībniekiem vienoties par ierosinātajām protokola izmaiņām, kuras tiks iekļautas papildinājumā. Ja visi ir vienisprātis, tad varat turpināt protokola papildinājuma izveidošanu.
Pēc sanāksmes pārtraukšanas izveidojiet papildinājumu. Vislabāk ir izdarīt papildinājumu tieši pēc tikšanās, lai informācija jūsu prātā vēl būtu svaiga. Izmantojiet protokola veidni, lai ierakstītu papildinformāciju.
Izplatiet oficiālās minūtes kopā ar pievienoto papildinājumu sanāksmes grupas locekļiem. Iespējams, jūs nevēlaties gaidīt līdz nākamajai sanāksmei, lai to izdarītu, ja tas ir tālu nākotnē. Drīzāk nosūtiet protokola un papildinājuma elektronisko kopiju grupai pa e-pastu un ļaujiet dalībniekiem uzzināt, ka viņu atsauksmes vai apstiprinājums ir apsveicami. Ja visi grupas locekļi apstiprina protokolu ar papildinājumu, tad tas kļūst par jūsu jauno darba dokumentu.
Sāciet protokolu un papildinājumu nākamajai sanāksmei, lai iegūtu sava priekšsēdētāja parakstu. Protokols kļūst par oficiālu tikai pēc tam, kad priekšsēdētājs tos parakstīs.
