Daudzi uzņēmumi izmanto grāmatvedības programmatūru, lai palīdzētu automatizēt ikdienas grāmatvedības uzdevumus, izveidot kontroli un izveidot finanšu pārskatus. Ar vairākām grāmatvedības programmatūras pakotnēm tirgū parasti ir tāds, kas var atbilst lielākai daļai uzņēmuma vajadzību neatkarīgi no tā, vai tā ir liela sabiedrība vai individuāls uzņēmums. Lai gan grāmatvedības programmatūra var būt laika taupīšana un palīdz saglabāt datus, ir daži trūkumi, izmantojot grāmatvedības programmatūru.
Datu vai pakalpojuma zudums
Ja uzņēmums ir atkarīgs no grāmatvedības programmatūras, jebkurš pakalpojuma zudums enerģijas vai datora darbības pārtraukuma dēļ var izraisīt darba traucējumus. Darba pārtraukumi var novērst jaunas informācijas ievadīšanu, kā arī novērst piekļuvi uzglabātajai informācijai. Turklāt, ja informācija nav pareizi nodrošināta, datora dīkstāves rezultātā var tikt zaudēti finanšu dati.
Nepareiza informācija
Grāmatvedības sistēmā sniegtā informācija ir tik derīga kā sistēmā ievietotā informācija. Tā kā lielākai daļai grāmatvedības sistēmu ir nepieciešama manuāla datu ievadīšana, finanšu rezultāti varētu būt nepareizi, ja vien netiek pārskatīti visi ievades dati. Ja ir tendence pārskatīt tikai grāmatvedības sistēmas gala ziņojumus vai izejas, var būt grūti atrast kļūdainu informāciju.
Sistēmas konfigurācija
Katram uzņēmumam ir unikāli aspekti, kas var radīt grūtības, mēģinot pielāgot vispārēju grāmatvedības programmatūras paketi savām vajadzībām. Lai gan pielāgošana ir pieejama daudzām programmām, tā var izraisīt dīkstāves un iespējamas neprecizitātes, ja tās nav izdarītas pareizi. Tāpat kā uzņēmums aug, var būt nepieciešams mainīt grāmatvedības programmatūras pakotnes; tas var izraisīt lielu traucējumu, jo ir jāpārceļ informācija un personālam ir nepieciešama jauna apmācība.
Izmaksas
Grāmatvedības programmatūras trūkums ir ar to saistītās izmaksas. Papildus sākotnējiem izdevumiem, lai iegādātos programmatūru, ir uzturēšanas, pielāgošanas, apmācības un datortehnikas izmaksas. Lai gan laika ietaupījumi var pamatot izmaksas, dažiem uzņēmumiem var būt vajadzīgi gadi, līdz grāmatvedības programmatūras ieguldījums maksā pats par sevi.
Krāpšana
Elektroniski glabāto informāciju var manipulēt un piekļūt, ja nav ieviesta pienācīga kontrole un drošības pasākumi. Ir nepieciešama stingra kontrole, lai nodrošinātu, ka grāmatvedības programmatūru izmanto tikai pilnvaroti darbinieki un tiem ir piekļuve ziņojumiem. Tā kā finanšu dati var būt sensitīvi un konfidenciāli, izmantojot grāmatvedības programmatūru, rodas potenciāls krāpšanai.
