JISC InfoNet apraksta ierakstu pārvaldību kā visu ierakstu sistemātisku pārvaldību kopā ar tajā ietverto informāciju vai datiem. Agrāk šie ieraksti tika glabāti papīra formātā, un katrai lielajai organizācijai bija reģistrs, dažkārt ar ierēdņu armiju. Šodien ir pārņemtas elektronisko dokumentu pārvaldības sistēmas. Gan manuālajām, gan elektroniskajām dokumentu pārvaldības sistēmām ir skaidras priekšrocības, kā arī trūkumi.
Datu atgūšana un koplietošana
Galvenais iemesls, kāpēc daudzas organizācijas ir izgājušas elektroniski, ir vieglums, ar kādu elektroniskā sistēma ļauj informācijas izguvei un koplietošanai. Kad dati tiek glabāti papīra formātā un tiek glabāti reģistrā, tas ir izaicinājums. Turklāt informāciju var izmantot tikai viens indivīds. Lai gan elektroniskās sistēmas šo problēmu atrisina, tām ir arī citas problēmas.
Aprīkojuma izmaksas un novecošanas potenciāls
Ja organizācija iet bez papīra, uz papīra ir milzīgs datu apjoms, kas jāpārbauda un jāglabā digitālā formātā. Šim uzdevumam nepieciešamā aparatūra un programmatūra maksā ievērojamu naudas summu. Sākotnējās izmaksas, kas ir nozīmīgs trūkums ar elektroniskajām sistēmām, ir tas, ka gan aparatūra, gan programmatūra ir novecojuši salīdzinoši īsā laikā. Aparatūrai varētu būt nepieciešamas izmaiņas 18 mēnešu laikā, bet programmatūras izmaiņas ik pēc 2-3 gadiem.
Elektroniskās sistēmas un cilvēku problēma
Elektroniskās dokumentu pārvaldības sistēmas ieviešana prasa mainīt darbinieku attieksmi. Jebkuras radikālas pārmaiņas organizācijā skeptiski skata daudzi darbinieki, kuri nav pārliecināti, kā šādas izmaiņas ietekmēs viņus. Ja vecāki failu organizēšanas veidi tiek aizstāti ar jauniem, darbinieks jūtas zaudējis kontroli, un tas jārisina ar darba devēja apliecinājumiem, un to atbalsta īstenotās sistēmas panākumi.
Drošība un citi jautājumi
Pieaugot informācijas apmaiņai, elektronisko dokumentu pārvaldības sistēma padara iespējamu drošību. Ja vien netiek ieviesti atbilstoši pasākumi, iespējams, ka konfidenciāla informācija par uzņēmumu nonāk nepareizās rokās. Turklāt ierakstu pārvaldība var kļūt par problēmu, ja sistēma ir aizsērējusi ar nevajadzīgiem ierakstiem (piemēram, dokumentu kopijas). Nav nekas neparasts atrast situācijas, kurās ievērojams skaits ierakstu ir faktiski junk mail.
