Kā darba devējs esat atbildīgs par W-2 nodokļu deklarāciju nosūtīšanu katram darbiniekam līdz 31. janvārim. W-2 eksemplāru saglabāšana failā vairākus gadus aizsargā pret pretenzijām, kuras neesat nosūtījis savlaicīgi un kalpo kā aizstāvība revīziju.
Lietvedības prasības
Iekšējo ieņēmumu dienests var pārbaudīt mazā uzņēmuma nodokļu deklarāciju līdz trīs gadiem pēc iesniegšanas, saskaņā ar juridisko tīmekļa vietni Nolo. IRS mudina uzņēmumu īpašniekus saglabāt visus nodokļu dokumentus, tostarp W-2s, vismaz četrus gadus pēc pieteikuma iesniegšanas. Nolo piedāvā vēl konservatīvāku ieteikumu glabāt ierakstus vismaz sešus gadus pēc iesniegšanas.
Iemesli turēt
Papildus W-2 paziņojumu izmantošanai par dokumentāciju revīzijā vēlaties tos turēt, ja darbinieki apgalvo, ka viņi nesaņem kopiju. Darbinieki tiek aicināti sazināties ar jums, ja viņi nesaņem W-2 divu nedēļu laikā pēc 31. janvāra termiņa. Šajā brīdī jums var būt nepieciešams nosūtīt citu kopiju. Jums vismaz sešus gadus ir jāglabā sava uzņēmuma nodokļu deklarāciju kopijas, ieskaitot ienākumus, par kuriem esat ziņojis par darbinieku ienākumiem.
