Kad jums ir nepieciešams atjaunināt mācību rokasgrāmatu, biznesa procesu vai rokasgrāmatu, ideāls transportlīdzeklis ir mācību piezīme. Piezīmju formāts ļauj mērķēt savus saņēmējus un iekļaut savlaicīgu turpmāko informāciju, un tas ir īpaši noderīgs situācijās, kad esošam procesam ir pievienoti jauni juridiski apsvērumi vai nepieciešamie soļi. Ievērojot dažus vienkāršus soļus, jūs varat nodrošināt, ka jūsu piezīme skaidri un kodolīgi paziņo jūsu idejas, izvairoties no kopīgām kļūdām.
Identificējiet savu auditoriju. Tas palīdzēs jums pievienot visatbilstošāko informāciju jūsu piezīmei. Piemēram, ja jūs rakstāt, lai izskaidrotu, kā izmantot jauno kopētāju trešajā stāvā, nesūtiet piezīmi katram darbiniekam ēkā. Vai, ja jaunais likums ietekmēs, kā advokātu birojā tiek pieņemti zvērestu apliecinoši dokumenti, jums nav jāiekļauj uzturēšanas komanda.
Iepazīstiet savu tēmu. Pirmajām pārējām rindām ir jāļauj lasītājiem uzzināt, kāpēc šī piezīme viņiem ir svarīga. Ļaujiet viņiem zināt, kāds bija vecais process vai kāds pašreizējais process attiecas uz šo atjauninājumu, kā arī atjauninājuma iemesls.
Norādiet jaunos soļus vai prasības. Izmantojiet tikai vienu virsrakstu un saglabājiet savus skaidrojumus kodolīgus un koncentrētus. Iekļaujiet atjaunināto informāciju, kā arī visus iepriekšējos soļus vai procesus, kas vairs nav jāievēro vai jāveic.
Iekļaut laika rindu. Skaidri ļaujiet skatītājiem uzzināt, kad jaunā politika stāsies spēkā. Ja tā ir tūlītēja maiņa, skaidri norādiet, vai ir kāda labvēlības periods vai pārejas process iepriekšējai procedūrai. Piemēram, ja ir jauna forma, lai pieprasītu atvaļinājumu, ļaujiet darbiniekiem zināt, kas notiks ar pieprasījumiem, kas jau tiek apstrādāti.
Aizveriet ar papildu pasākumiem. Jūsu piezīmes beigās ļaujiet savai auditorijai uzzināt, kas viņiem jādara, ja viņiem ir jautājumi, uz kuriem jūsu dokumentā nav atbildēts. Tas var ietvert saiti uz papildu dokumentāciju vai kontaktpersonas numuru, ko viņi var zvanīt. Ja apmācības piezīme ir daļa no atjauninājumu sērijas, norādiet, kad nākamais atjauninājums būs gatavs.
Padomi
-
Ierobežojiet savu atgādinājumu ar vienu primāro tēmu. Izmantojiet otru personu (jūs), lai runātu tieši ar savu auditoriju.
