Projekta darbības dokuments ir būtisks, lai noskaidrotu projekta rezultātus, neatkarīgi no tā, vai projekts attīsta programmatūru vai apzaļumot pagalmu. Projekta darbības dokumentu bieži izstrādā projekta vadītājs vai analītiķis, cieši sadarbojoties ar klientu un citiem projekta komandas locekļiem. Kad darbības joma ir pabeigta, ar klientu, komandu un vadību ir jāpārskata, vai tā ir precīza, visas ieinteresētās personas tam piekrīt un projekta rezultāti atbilstu klientu vajadzībām. Apjoms ir jāapstiprina klientam un jūsu organizācijas dalībniekiem atbilstoši jūsu attīstības procesam.
Sagatavojieties projekta darbības jomas pārskatīšanai
Izveidojiet sarakstu ar visiem klientiem un komandas locekļiem, kuriem nepieciešams pārskatīt darbības jomas dokumentu. Pārbaudiet projekta uzsākšanas dokumentus vai konsultējieties ar projekta vadītāju, lai iegūtu šo informāciju.
Izveidojiet sapulci un uzaiciniet visus komandas locekļus. Sanāksme var būt personiski vai tā var būt virtuāla, atkarībā no jūsu organizācijas struktūras un tehnoloģijas.
Nosūtiet aizpildīto jomu dokumentu sarakstā. Sūtiet to vairākas dienas pirms sanāksmes, lai dotu dalībniekiem pietiekami daudz laika, lai to pārskatītu.
Veiciet dokumenta kopijas, lai iegūtu fizisku sanāksmi. Pat tad, ja plānojat parādīt elektronisku kopiju uz projektora vai līdzīgas ierīces, daži no jūsu apmeklētājiem var būt ērtāk strādāt no papīra.
Veikt darbības jomas pārskatīšanu ar klientiem un komandas locekļiem
Iepazīstieties ar klientiem un komandu. Izlasiet dokumentu, jo īpaši tās jomas, kas ir sarežģītākas vai vairāk interpretējamas. Lai gan esat nosūtījis dokumentu pirms laika, sagaidiet, ka lielākā daļa dalībnieku to nav rakstījuši.
Uzņemiet visus neatrisinātos jautājumus vai izmaiņas dokumenta darbības jomā.
Atjauniniet darbības jomu, atbildot uz jautājumiem un citām izmaiņām, un nosūtiet to klientiem un projekta komandas locekļiem, pieprasot parakstu un dokumenta apstiprināšanu.
Padomi
-
Dažās organizācijās var būt grūti plānot sanāksmes, kuras var apmeklēt ikviens. Uzziniet, kādi cilvēki ir absolūti jāapmeklē personīgi, un plānojiet to kalendārus. Sekojiet līdzi citiem, kas nevar piedalīties, izmantojot e-pastu vai tālruņa zvanus, lai redzētu, vai viņiem ir komentāri par darbības jomu.
