Skaidras naudas kontrole jūsu uzņēmumā ietver rūpīgu grāmatvedību un drošību. Augšup, saskaņā ar ASV Mazo uzņēmumu administrācijas datiem, skaidras naudas darījumi ir mazāk pakļauti krāpšanai, nodevām, gaidīšanas periodiem un maksājuma kļūdām. Par negatīvajiem faktoriem, skaidra nauda, kas nav labi kontrolēta, var piesaistīt lielāku IRS un darbinieku un citu noziedzīgu kārdinājumu. Vairāku iekšējās naudas kontroles metožu piemērošana var palīdzēt samazināt risku.
Pārbaudes darbinieki
Naudas kontrole sākas ar cilvēkiem. Darbinieki, kas rīkojas ar skaidru naudu vai naudas ekvivalentiem, ieskaitot čekus un kredītkarti, ir rūpīgi jāpārbauda. Pārbaudes process, kas saistīts ar sodāmību, narkotiku pārbaude un iepriekšējās nodarbinātības pārbaude, var būt daļa no pārbaudes procesa. Saskaņā ar „Journal of Management and Marketing Research” ziņojumu par noziedzības ietekmi uz uzņēmējdarbību, „Pamatkontrolēs jāiekļauj arī kredītvēstures ziņojums, jo daži darbinieki var izmantot uzņēmumu līdzekļu piesavināšanos, ja narkotiku atkarības, laulības pārkāpšanas, azartspēļu vai medicīnisko izdevumu finansiālais spiediens šķiet nepārvarami. ”
Darījumu dokumentēšana
Skaidras naudas pārvedumu saglabāšana ļauj veikt precīzu grāmatvedību un apmierina IRS, radot to, ko ASV Tirdzniecības departaments sauc par “neapstrīdamu revīzijas liecību.” Numurēti, divdaļīgi ieņēmumi ir ideāli, jo tie ļauj jums pasūtīt klientam vienu kvīts eksemplāru un saglabājiet otru kopiju jūsu ierakstiem. Regulāra kases aparātu uzskaite var palīdzēt nodrošināt precizitāti. Drukāšanas kalkulatori un saņemšanas grāmatas var būt noderīgas arī skaidras naudas darījumu dokumentēšanā.
Atdalīšanas pienākumi
Daļa no iekšējās naudas kontroles ir vairāk nekā vienas personas atbildība par skaidras naudas darījumu revīziju. Yale universitātes pašas noteikumi par pienākumu nodalīšanu nosaka, ka nevienai personai nevajadzētu būt tikai atbildīgai par sākotnējo skaidras naudas darījumu apstrādi, uzskaiti, līdzsvaru saskaņošanu, skaidras naudas pārvadāšanu vai deponēšanu un grāmatvedības apstiprināšanu. Pēc Yale Universitātes domām, “Ja šīs funkcijas nevar atdalīt, ir nepieciešama detalizēta saistīto darbību uzraudzības pārbaude kā kompensējošā kontroles darbība.”
Naudas nodrošināšana
Videokameru instalēšana un pilienu seifu lietošana naudas glabāšanai ir skaidras naudas aizsardzības punkti vietās, kur notiek darījumi. Viena darbinieka un viena uzraudzītāja kopīga piešķiršana, lai pārvaldītu jūsu uzņēmuma drošību vai veiktu bankas noguldījumus, ir metode, kas palīdz aizsargāt naudu pirms un tranzīta laikā. Skaidras naudas ieņēmumu saskaņošana ar bankas depozītu ierakstiem katru dienu un ikmēneša pārskatu par jūsu uzņēmuma vispārējo grāmatvedību ir veidi, kā jūs varat sekot līdzi iekšējiem skaidras naudas ierakstiem un novērst problēmas ar IRS.
IRS padoms
Saskaņā ar IRS, “ja 12 mēnešu laikā no sava pircēja darījuma ar jūsu tirdzniecību vai uzņēmumu saņemat skaidrā naudā vairāk nekā 10 000 ASV dolāru, jums par to jāziņo Iekšējo ieņēmumu dienestam (IRS) un Finanšu noziegumu novēršanas tīkls (FinCEN) 8300. veidlapā. ”Uzņēmumiem ir 15 dienas no dienas, kad saņemts viens naudas darījums ar 10 000 ASV dolāriem vai vairāk, ar formu 8300 ar IRS.
