Skaidras naudas izmaksa ir tā, kā organizācija, piemēram, uzņēmums vai valsts aģentūra, pārvalda līdzekļu izlietojumu. Izmaksas tiek veiktas dažādās uzņēmējdarbības jomās vai dažādos kontos, kas izveidoti darbinieku pabalstiem un citiem mērķiem. Organizācijas izstrādā iekšējās kontroles vai pašregulētos noteikumus, lai šādā veidā izmaksātu naudu. Šādas iekšējās kontroles parasti ir nepieciešamas, lai organizācija darbotos, bet tām ir raksturīgi trūkumi, kas jāņem vērā organizācijas vadītājiem.
Nepareiza kontrole
Iekšējā kontrole tiek izveidota un pieņemta uzņēmumā, ko parasti pieņem korporācijas valde, bet visu veidu organizāciju vadītāji. Šie lēmumi ne vienmēr ir piemēroti. Dažās jomās kontrole var būt pārāk maza, kas rada bažas par drošību un citās jomās ir pārāk stingra, un tas noved pie laikietilpīgiem un nepiemērotiem finansējuma kavējumiem. Tas ir viens no iemesliem, kādēļ organizācijas var izlemt veikt revīziju tieši attiecībā uz iekšējo kontroli, lai iegūtu ārēju atzinumu.
Trūkst kontroles un specifiskie apstākļi
Ja iekšējās kontroles nav regulējusi ārēja iestāde, pastāv arī iespēja, ka dažas nepieciešamās kontroles var tikt izlaistas. Piemēram, organizācijai var būt detalizēta kontrole par skaidras naudas izmaksām parastiem uzņēmējdarbības projektiem, bet tā var būt zaudēta, ja runa ir par izmaksām par jaunu grantu programmu, vienkārši tāpēc, ka šim apstāklim nav izveidoti noteikumi. Šādas neredzamās vietas var novest pie problēmām ar nepietiekamu kontroli.
Atbildība
Atbildība attiecas uz iekšējās kontroles drošību un to spēju izturēt pārkāpumus un ļaunprātīgu izmantošanu. Strādājot ar lieliem naudas maksājumiem, piesavināšanās un citi zādzības vai krāpšanas veidi ir iespējas. Iekšējās kontroles sistēmām, kurām ir nepareizas izsekošanas sistēmas (piemēram, nav reģistrēšanās sistēmā) vai citos jautājumos, ir sliktas atbildības funkcijas. Tie rada nepilnības, kas var izraisīt uzņēmuma zaudēt naudu ar negodīgu rīcību.
Nepārtrauktas pielāgošanās problēmas
Skaidras naudas izmaksa tiek veikta reti vienādi visā organizācijas dzīves laikā. Apstiprināšanas sistēmas un procesi mainās atbilstoši organizācijas formai un jaunas tehnoloģijas attīstībai. Drošības pasākumi var mainīt kanālus, caur kuriem pārvietojas nauda. Jaunie valdības noteikumi var pievienot vairāk soļu. Taču iekšējās kontroles pasākumi var nemainīties tik ātri, ka organizācija atpaliek, jo tā cenšas izpildīt jaunās prasības ar novecojušām stratēģijām.
