Biroja procedūras ir svarīgas, ja vēlaties darboties nevainojami profesionālā vidē, neatkarīgi no tā, vai tā ir juridiska firma, ārsta birojs vai valsts iestāde. Ir svarīgi, lai būtu redzama rakstiska procedūra. Katram birojam jābūt rakstītai procedūrai, ko izstrādājis priekšnieks un biroja vadītājs, kas ir redzams birojā.
Kādām Biroja procedūrām vajadzētu būt spēkā
Pirmajai minētajai lietai vajadzētu būt darba laikam, un visiem darbiniekiem ir jāstrādā savlaicīgi un jāsagatavo dienai. Ja klients ierodas birojā un neviens tur nav, tad visticamāk būs negatīvs viedoklis par uzņēmumu un nekad nevar atgriezties. Tāpat birojam jābūt tīram, tīram un labi aprīkotam. Pārliecinieties, vai ir pieejams reģistrēšanās žurnāls un pildspalvas, lai klienti varētu pierakstīties un, ja iespējams, padarīt pieejamu kafiju un ūdeni. Pirmie iespaidi ir viss veiksmīgā biznesā. Turklāt katram klientam ir jārīkojas ar cieņu un profesionalitāti neatkarīgi no tā, vai viņi atrodas birojā vai pa tālruni. Ja uzrauga zvanu uzraugam, darbiniekam ir jāsaņem visa informācija pirms to pievienošanas zvanītājam, tostarp nosaukums, zvana veids un tālruņa numurs, ja savienojums tiek zaudēts. Ja izsaukums ir paredzēts tikšanās reizei, viņiem ir jāzina apmeklējuma veids un jāinformē, kas ir pieejams, pārliecinoties, ka atcelšanas gadījumā saņemsit tālruņa numuru. Viņiem vienmēr ir jāatkārto tas, kas tiek teikts, lai nebūtu neskaidrību.
Organizācija
Organizējiet un uzturiet darbstaciju maksimālai produktivitātei, pārliecinoties, ka kopētājā ir papīrs, datori ir izveidoti un darbojas, tiek izplatīts pasts un tiek piegādātas ziņas. Ja jūsu darbs ir saistīts ar ceļojuma organizēšanu, pārliecinieties, vai jūsu vadītājs vēlas palikt un reģistrēt lidojuma laiku un informāciju par auto nomu un uzzināt par laika apstākļiem ceļojuma galamērķī. Pirms ceļojuma plānu rezervēšanas vienmēr konsultējieties ar savu vadītāju. Kad visas atrunas ir pabeigtas, izdrukājiet divus maršrutus - vienu jums un vienu jūsu vadītājam - un noteikti ievadiet kalendāra datumus.
Dienas beigās dodieties uz tikšanos ar savu vadītāju un informējiet viņu par plānotajām tikšanās reizēm nākamajā dienā. Iestatiet automātisko atbildētāju uz balss pastu vai pēcapstādes pakalpojumu. Izslēdziet visas iekārtas, kopēšanas iekārtas, printerus un datorus un iztukšojiet kafijas automātu un izslēdziet kafijas automātu. Visbeidzot, pirms trauksmes iestatīšanas pārliecinieties, vai visas durvis ir aizslēgtas.
