Uzņēmuma norēķinu procedūru maiņa var ietekmēt to, kā jūs veicat uzņēmējdarbību ar klientu skaitu. Jūs nevarat vienkārši mainīt plānotos rēķinu datumus, piesaistīt maksājumu summas vai citādi pārskatīt savus noteikumus, nedodot saviem klientiem iepriekšēju paziņojumu. Pretējā gadījumā jūs sastopaties ar izaicinājumiem, sūdzībām, ieņēmumu zaudējumiem un negatīviem komentāriem. Rakstiet vēstuli, ko sūtāt saviem klientiem, lai tā sniegtu pilnīgas atbildes uz jūsu jaunās politikas "kurš, kas, kad un kur".
Precizēt mērķi
Formāliem paziņojumiem par procesuālajām izmaiņām vajadzētu atvērt ar skaidru informāciju par informācijas avotu, tās iedzīvotājiem un izmaiņu būtību. Lai sasniegtu šo mērķi, izmantojiet savu firmas veidlapu, lai saņēmējs nekavējoties zinātu jūsu identitāti. Ja iestatāt ziņu tekstapstrādes programmatūrā kā pasta sapludināšanas projektu, jūs varat iekļaut pielāgotu sveicienu katrā vēstulē, lai izvairītos no biedējošā „Cienījamā klienta” ieviešanas, kas depersonalizē jebkuru ziņojumu. Atkārtoti apstipriniet savu atzinību par saņēmēja uzņēmējdarbību un īsi pirmajā punktā izklāstiet politikas pamatus. Piemēram, jūs varat paziņot: "Tā kā mēs vērtējam jūs kā klientu, mēs sazināsimies ar jums, lai informētu jūs par gaidāmajām izmaiņām mūsu norēķinu procedūrās, kas ietekmē jūsu kontu ar mums."
Sniedziet informāciju
Pēc tam, kad esat iepazīstinājis ar vispārējo komunikācijas priekšmetu, dodieties uz nākamā punkta punktu. Paskaidrojiet - cik vien iespējams īsi - izmaiņas, kas nāk un kā jaunie noteikumi atšķiras no vecajiem. Klienti vēlas precīzi zināt, kā jūsu politika ietekmē viņus. Ja neizdosies sniegt skaidru, loģisku skaidrojumu, kas atbild uz visiem acīmredzamajiem jautājumiem, kurus tas izvirza, tālrunis sāks zvana neilgi pēc tam, kad jūsu vēstules saņemtas saņēmēju pastkastēs. Lai pārliecinātos, ka esat saņēmis visu nepieciešamo informāciju, lūdziet draugiem, kolēģiem vai citiem nepiederošajiem lasīt savu vēstuli tās prototipu stadijās un precizējiet savu ziņojumu, ņemot vērā visus jautājumus, ko tie izvirza.
Apstipriniet laiku
Precizējiet, kad izmaiņas stājas spēkā. Ja klientiem ir jāsāk izmantot jaunu maksājuma adresi, kas ir spēkā ar konkrēta mēneša norēķinu ciklu, pastāstiet viņiem: "Sākot ar mēnesi un gadu maksājumu, lūdzu, nosūtiet čeku uz adrese." Ja klienti redzēs maksājumu nosacījumu izmaiņas, pastāstiet viņiem: "Mēs palielinām minimālo maksājumu no numurs līdz skaitam procentiem no jūsu bilances mēnesī un gadā." Lai izvairītos no neskaidrībām, izmantojiet šo laika atskaiti, lai atsauktu izmaiņas un sniegtu pilnīgu datumu, lai jūsu vēstule kļūtu par dzīvotspējīgu nākotnes atsauci klientu failiem.
Padariet to par oficiālu
Pirms jūs aizverat savu vēstuli, skaidri un draudzīgi izskaidrojiet, ka jūsu izmaiņas nerada izvēles nosacījumus. Klientiem ir jāsaprot, ka viņi nevar atteikties no jūsu procedūrām, izņemot, aizverot savus kontus, un ka turpinot veikt uzņēmējdarbību ar jums pagātnē pēc izmaiņu datuma, tiek apstiprināts, ka viņi pieņem un piekrīt ievērot jaunos noteikumus. Norādiet savu vārdu un kontaktinformāciju, pat ja tas viss parādās kā daļa no jūsu veidlapas, un uzsvērt, ka esat laipni aicināti klientu zvanus, ja viņiem ir jautājumi vai komentāri.
