Konfidenciāla informācija ir jebkurš datu gabals, kuru vēlaties saglabāt pilnīgi privātu, gan uzņēmējdarbības, gan personisku iemeslu dēļ. Ja nosūtīt konfidenciālu informāciju citai pusei, tā ir riskanta rīcība. Jums vajadzētu nodrošināt konfidenciālu ziņu, tāpat kā jūs aizsargātu visu, ko jūs uzskatāt par augstu.
Kopējie scenāriji
Uzņēmumi parasti nosūta konfidenciālu informāciju citiem biznesa partneriem vai kolēģiem par visaugstākajiem projektiem. Viens piemērs ir, ja viens uzņēmums apsver apvienošanos ar citu, tam jāpaziņo plānotais plāns un nevēlas, lai konkurenti vēl zinātu. Vēl viens izplatīts scenārijs, kurā kādai pusei ir jāpārsūta konfidenciāla informācija, ir, ja filmu rakstnieks vēlas nosūtīt direktoram neatbrīvotu skriptu. Darba devējs var nosūtīt kandidātam konfidenciālu darba piedāvājumu, vai arī kandidāts varētu lūgt saglabāt savu pieteikumu privāti. Visos trijos gadījumos ir saprātīgi sagatavot konfidencialitātes pavadvēstuli kā pievienotās informācijas preambulu.
Kāpēc vāka vēstule?
Nosūtot konfidenciālu informāciju pa e-pastu vai pastu, jūs riskējat, ka to pārtver nesankcionētas trešās personas. Bet pat tad, ja informācija tiek saņemta saņēmēja drošā veidā, jūs joprojām riskējat, ka plānotais saņēmējs ir bezrūpīgi, kad runa ir par informācijas pārvaldību un tā privātu glabāšanu. Jūs varat samazināt risku, veidojot pavadvēstuli, kas pastiprina jūsu vēlmi pēc pilnīgas konfidencialitātes.
Ko iekļaut
Viens no pirmajiem elementiem, kas jāiekļauj pavadvēstulē, ir uzraksts “Konfidenciāls” vai “Personisks un konfidenciāls”, kas uzdrukāts treknrakstā, lielos burtos uzrakstu augšpusē vai tieši virs burta virsmas. Atgādiniet saņēmējam vispārīgi, kāda ir saziņas atsauce, piemēram, „nesenā diskusija par projektu X”. Skaidri paziņojiet, ka viss saturs, ko saņēmējs gatavojas lasīt, ir pilnībā konfidenciāls - neviena puse vajadzētu to apskatīt, izņemot skaidri nosauktos saņēmējus.
Citi apsvērumi
Pirms konfidenciāla dokumenta nosūtīšanas citai pusei noteiktos apstākļos, ir saprātīgi iegūt personu, lai tā pārskatītu un parakstītu neziņošanas līgumu (NDA), īpaši, ja tas ir ārkārtīgi konfidenciāli dati. NDA nosaka to, kas ir iekļauts, ja jūs atsaucaties uz konfidenciālu informāciju, saņēmēja pienākumiem un jebkuru konkrētu grafiku, lai saglabātu informāciju privāti. Savā pavadvēstulē atkārtoti apstipriniet sava neziņošanas līguma galvenos noteikumus. Jums arī jāietver parakstītā NDA kopija tieši aiz pavadvēstules.
