Projektu koordinācijai, ko dažkārt sauc par projektu vadību, ir nepieciešamas vairākas prasmes un spēja pielāgoties mainīgajai videi. Projektu koordinatoriem parasti ir jāstrādā ar vairākiem indivīdiem un jāpieprasa organizēt un pārvaldīt datus un personas. Lai gan katrs projekts ir atšķirīgs, daži padomi ir noderīgi visiem projekta koordinatoriem.
Izstrādāt detalizētu darba plānu
Pirms kāds no projekta riteņiem sāk pagriezties, izstrādājiet detalizētu darba plānu, kas aptver katru projekta aspektu. Iekļaujiet tādus posteņus kā budžets, laika rinda, kontaktu saraksts un, ja nepieciešams, ārkārtas rīcības plāni vai reaģēšanas scenāriji. Plāna izstrāde palīdz jums cauri jebkuram nenoteiktajam reljefam, vienlaikus iezīmējot projekta vispārējo virzienu. Izplata plānu visiem attiecīgajiem dalībniekiem, lai katrs projekta dalībnieks būtu vienā lapā.
Esiet gatavs atkāpties no plāna
Detalizēts un skaidrs plāns ir būtisks, lai projektu koordinētu, bet arī spēja improvizēt un mainīt plānu pēc vajadzības. Labākie projekta koordinatori seko plānam, kamēr tas darbojas; tomēr, ja plāns nespēj virzīt projektu uz tā galiem, vai, ja tiek konstatēts, ka tas nav vienā vai vairākās jomās, tad ir pienācis laiks mainīt plānus. Projektu koordinatoriem jābūt pieejamiem citu komandas locekļu ieguldījumam, mainot plānus, un izmaiņas būtu jāpaziņo visiem attiecīgajiem dalībniekiem.
Samaziniet komunikāciju
Komunikācija ir būtiska projektu koordinācijai - vairākiem dalībniekiem no dažādām nodaļām, organizācijām, pilsētām, valstīm vai pat valstīm bieži vien būs jāstrādā kopā, lai sasniegtu kādu konkrētu mērķi. Tas parasti prasa biežu saziņu starp pusēm; tomēr šis process nedrīkst kļūt novājinošs. Ieceliet minimālo svarīgāko sakaru virsnieku skaitu un minimāli e-pastu. Dažas e-pasta vēstules, kas jāizstrādā, bieži var organizēt ātri un vienkārši, izmantojot telefona zvanu.
Izstrādāt līderības prasmes
Vadības prasmes ir tālejošas un nepieciešamās prasmes dažādos projektos atšķirsies. Tomēr dažas prasmes izceļas kā būtiskas, lai panāktu projekta koordināciju - organizācija, izlūkdati, atklātība un pat humora izjūta palīdz radīt panākumus veicinošu atmosfēru. Koordinatori nav perfekti, bet tie var būt labāki vai sliktāki, un vienmēr ir iespējami uzlabojumi. Projektu koordinatoriem jābūt pieejamiem atgriezeniskai informācijai no citiem un jādomā par to, kā viņu vadības prasmes var attīstīt un īstenot lietderīgāk un efektīvāk.
