Jūsu spēja efektīvi sazināties tieši ietekmēs jūsu panākumus darbā. Jums ir ļoti svarīgi zināt, kā rakstīt un nosūtīt īsu un saprotamu korespondenci. Biznesa piezīme ir īss dokuments, kas attiecas uz konkrētu cilvēku grupu un koncentrējas uz konkrētu mērķi. Labi uzrakstīta piezīme palīdzēs jums efektīvi sazināties un sasniegt rezultātus. Papildus tam, lai to pareizi rakstītu, ir svarīgi pārliecināties, vai jūsu piezīme ir nosūtīta pareizi, cilvēkiem, kuriem tas visvairāk jālasa.
Jūsu piezīmes veidošana
Padomājiet par savu auditoriju. Pirms sākat veidot savu piezīmi, apsveriet to cilvēku izglītības līmeni un pieredzi, ar kuriem jūs sazināties. Ņemiet vērā arī saņēmēju vajadzības. Dažiem indivīdiem var būt nepieciešamas detalizētākas instrukcijas un specifiskas, noteiktas vadlīnijas, savukārt citas var sniegt ļoti vispārīgu informāciju un pēc tam pašas uzņemties iniciatīvu.
Izmantojiet pareizu galvenes formatējumu. Līnijā "Datums" izmantojiet standarta saīsinājumus. Attiecībā uz "Kam", jums jāuzskaita katra persona, kas saņems piezīmi pēc nosaukuma. Nelietojiet iesaukas. Izmantojiet vārdus un uzvārdus un ievietojiet tos kārtībā vai nu alfabētiskā secībā, vai pēc uzņēmuma atrašanās vietas. Līnijai "No" izmantojiet savu vārdu un uzvārdu, kā arī nodaļu, kurā atrodaties, ja tāds ir.
Izvēlieties konkrētu un informatīvu tematu. Bieži vien cilvēki sūta piezīmes ar neskaidriem un vispārīgiem tematiem. Konkrēts un kodolīgs sniegs saņēmējiem daudz labāku priekšstatu par to, uz ko attiecas atsauce. Piemēram, vispārējā temata rinda būtu lasāma "Tikšanās", bet konkrēta temata rinda varētu teikt: "Pārdošanas komandas prezentācija piektdienas sanāksmei."
Atvērt ar specifiku. Netērējiet laiku ar čit-chat vai fonu. Jūsu piezīmes pirmajā daļā jānorāda tieši tas, kas jums nepieciešams. Izmantojot iepriekš minēto piemēru, pārdošanas komandas prezentācijā jūs varētu atvērt, "piektdienas sanāksmē pārdošanas komanda prezentēs slaidrādi ar ienākumiem un debitoru parādiem par pirmo ceturksni."
Uzrakstiet savu piezīmi, izvairoties no pasīvās balss. Piezīme ir paredzēta, lai koplietotu informāciju un pieprasītu palīdzību, tāpēc jums ir jāizmanto aktīva balss. Gramatikā un rakstveidā aktīvā balss nozīmē, ka teikuma priekšmets ir aktīvs - dara vai ir kaut kas -, nevis ar citiem notikumiem. Aktīva balss tiktu lasīta kā: "Pārdošanas komanda prezentēs slaidrādi." Pasīvā pieeja tiktu formulēta kā "Mēs gribētu, lai pārdošanas komanda izskatītu slaidrādes prezentāciju."
Uzrakstiet secinājumu. Jūsu secinājumam nav jābūt sarežģītam, bet tajā būtu jāapkopo galvenie punkti, kas minēti pašā piezīmē.
Rediģējiet savu darbu. Dažas lietas ir tikpat neērts, ka tiek nosūtīta biznesa piezīme un pēc tam saprotam, ka esat atstājis milzīgu nepareizu rakstīšanu tieši tā vidū. Pirms nosūtīšanas uzrakstiet piezīmi un papildus korekcijām novērsiet nevajadzīgos vārdus. Saglabājiet savu piezīmi īsu.
Nosūtiet piezīmi
Nosūtiet piezīmi. Ja jūs to sūtāt pa starpiestāžu pastu, pārliecinieties, ka katra persona, kas norādīta piezīmē, saņem savu kopiju. Nevienam nekad nevajadzētu koplietot piezīmi ar nākamā kabīnes puisi.
Izmantojiet e-pastu, ja tā ir opcija. E-pasta piezīme ir jānosūta visiem vienlaikus, bet jūs varat vēlēties nokopēt dažus saņēmējus. Ja sūtāt vēstuli pa e-pastu, ievietojiet piezīmes tematu e-pasta galvenes tematiskajā rindiņā. Nelietojiet gudrus vai krāsainus fontus, attēlus vai citus e-pasta papildinājumus.
Pēc tam, kad esat nosūtījis piezīmi, sekojiet līdzi. Ja paziņojumā ir norādīts termiņš, pārliecinieties, vai vēlāk esat saņēmis adresātu atpakaļ.
Padomi
-
Pārliecinieties, ka jūsu piezīme atbilst visiem uzņēmuma norādījumiem attiecībā uz punktiem, rindu atstarpēm utt.
Brīdinājums
Ja izmantojat e-pastu, lai nosūtītu piezīmi, veiciet dubultu pārbaudi pirms noklikšķināšanas uz taustiņa „Sūtīt”. Jūs vēlaties būt piesardzīgi attiecībā uz to, kas saņem e-pastu ar patentētu vai konfidenciālu informāciju.
