Lielākā daļa organizāciju pieprasa saviem darbiniekiem zināt, kā rakstīt noteiktu veidu ziņojumus. Piemēram, kvalitātes nodrošināšanas speciālistiem jāzina, kā rakstīt kvalitātes ziņojumus. Kvalitātes ziņojums palīdz novērtēt organizācijas pašreizējās kontroles sistēmas, kas izstrādātas, lai nodrošinātu produktu, pakalpojumu un procesu kvalitāti. Labi organizētus kvalitātes pārskatus var izmantot citi profesionāļi, lai palīdzētu uzlabot organizācijas produktus un procesus.
Izmantojiet savas piezīmes. Pārskatot kvalitātes nodrošināšanas procesus organizācijā, jums vajadzētu veikt detalizētas piezīmes par to, kādi procesi ir, kā darbinieki tos īsteno un cik efektīvi tie ir.
Kvalitātes pārskatā izmantojiet vienkāršu valodu. Īsie teikumi un vienkāršas frāzes ir ideāls veids, kā iegūt savu nozīmi un nodrošināt, ka visi profesionāļi var viegli saprast jūsu ziņojuma saturu.
Ierakstiet kvalitātes pārskata kopsavilkumu. Kopsavilkums ir visu jūsu ziņojuma sadaļu kopsavilkums. Apkopojiet katru sadaļu apmēram divos līdz piecos teikumos. Mērķis ir ikvienam, kas lasa abstraktu, lai uzzinātu, vai visa ziņojuma lasīšana būtu vērts savu laiku.
Pievienojiet sadaļu fona informācijai. Tajā jāiekļauj analizējamais departaments vai process, cilvēki, kas palīdzēja veikt analīzi, un kvalitātes ziņojuma mērķis.
Iekļaujiet sadaļu savām atziņām. Analizējot departamentu vai procesu, jums jāpievērš uzmanība tam, kā procesi ir pabeigti, iesaistītie darbinieki un cik efektīvi procesi šķiet organizācijai. Visas šīs detaļas ir jāiekļauj šajā sadaļā. Datus vai aprēķinus var uzskaitīt atsevišķi un pievienot ziņojumam.
Noslēdziet kvalitātes ziņojumu ar secinājumu sadaļu. Šī sadaļa sniegs savus secinājumus un ieteikumus jūsu novēroto procesu uzlabošanai. Piedāvājot ieteikumus, sniedziet daudz detalizētu informāciju. Ja nepieciešams, izmantojiet vizuālus datus, piemēram, diagrammas un diagrammas. Jo sīkāka informācija un piemēri, ko varat sniegt šajā sadaļā, jo noderīgāks ir jūsu kvalitātes ziņojums.
