Mēs visi esam strādājuši haotiskajos birojos - papīrs un citi materiāli ir uzkrājušies skursteņos, darbinieki ir neapmierināti un nav pārliecināti par saviem pienākumiem, un vadība nav apmierināta ar to, ko dara darbinieki. Kā jūs varat padarīt biroju nevainojami? Ņemot vērā skaidras procedūras personālam, kas sekos, viss palīdzēs nonākt vietā - jums būs tīrāks birojs, laimīgāki un produktīvāki darbinieki un labāki vadītāji.
Preces, kas jums būs nepieciešamas
-
Dators
-
Papīrs
-
Piezīmju grāmatiņa
Izveidot protokolu
Izpētīt organizācijas jomas, kas ir neskaidras, rakstot aptaujas un apsekošanas personālu. Jautājiet darbiniekiem, kas viņiem nav skaidrs, vai tā ir viņu loma un pienākumi, par ko viņi ziņo, vai kā pareizi rīkoties.
Izveidojiet darbinieku rokasgrāmatu, pamatojoties uz to, kas darbiniekiem ir nepieciešams precizēt. Ietver arī standarta uzņēmuma politiku, tostarp informāciju par biroja vidi. Darbiniekiem ir jāzina, ka dokumenti ir jāiesniedz savlaicīgi, lai iztaisnotu savus galdus pirms darba atstāšanas, un darīt savu darbu, lai izveidotu tīru darbvietu.
Izveidojiet standarta darbības procedūras vai SOP. SOP ir rakstiskas instrukcijas, kas nosaka, kas, kā, kur, kāpēc un kā katrs uzdevums. Izveidojiet SOP katram uzdevumam, kuru vēlaties darbiniekiem sekot. Iekļaujiet kopsavilkuma punktu par procesu, soli pa solim instrukcijas par to, kā to izdarīt, un resursu sarakstu, ja viņiem ir nepieciešama papildu informācija. Nākotnē iekļaujiet datumu no 6 līdz 12 mēnešiem, kad šī SOP tiks pārskatīta un atjaunināta. Ietveriet arī personas, kas ir atbildīga par šo procedūru, vārdu un kontaktinformāciju - tādā veidā darbinieki zina, ar ko sazināties, lai iegūtu vairāk informācijas. Novietojiet visus SOP piezīmjdatorā un dariet to pieejamu visiem darbiniekiem, lai viņi meklētu procedūru, ja viņiem ir nepieciešams kaut ko pārbaudīt. Uzrakstiet jaunas SOP jaunām procedūrām un pievienojiet tās grāmatai.
Vilciena personāls un organizācija
Sniedziet darbinieka rokasgrāmatu visiem pašreizējiem darbiniekiem, tiklīdz tas ir pabeigts, un jaunajiem darbiniekiem, kad viņi tiek pieņemti darbā. Darbinieki var uzlabot biroja darbību, ja viņi zina, ko no viņiem sagaida.
Apmācīt darbiniekus par visiem SOP, kas uz tiem attiecas. Vai personālam, kas ir atbildīgs par procedūru, apmāca citu personālu viens pret vienu vai grupā. Apmācīt personālu par visām procedūrām pēc tam, kad tās ir izstrādātas, tāpēc darbinieki ir skaidri informēti par to, ko no viņiem gaida, veicot šo procedūru.
Nodrošiniet visu darbinieku tīrīšanas dienu, lai saņemtu biroju. Tam nevajadzētu būt bieži. Pēc darbinieku rokasgrāmatas izlasīšanas un apmācības par jaunajiem SOP darbiniekiem ir jābūt skaidram priekšstats par to, ko darīt.
Padomi
-
Veikt darbiniekus ārpus biroja, lai turpinātu apmācību.
