Apkārtraksts tiek izmantots, lai koplietotu to pašu informāciju ar lielu auditoriju. Mērķis atšķiras no personiskās vēstules, kas sūta konkrētu informāciju vienam vai dažiem saņēmējiem. Rakstveida burti bieži tiek izmantoti, lai paziņotu jaunu informāciju vai precizētu politiku. Tie ir nedaudz vispārīgi, jo tie ir plaši lasīti. Lai rakstītu jebkura veida apkārtrakstu, ir nepieciešami daži svarīgi soļi.
Ziniet savu auditoriju. Apļveida burtiem lasītava ir daudzveidīga, tāpēc var būt grūti novērtēt auditorijas iepriekšējo zināšanu līmeni vai informētību par saturu, kuru vēlaties koplietot. Tomēr, rakstot, apsveriet lielāko daļu iespējamo lasītāju, lai jūsu vēstule būtu noderīga lielākajai daļai cilvēku.
Atšķiriet iekšējos un ārējos apaļos burtus. Iekšējā apkārtraksta vēstule, lai gan tā izplatīta lielai grupai, joprojām ir tikai grupa. Piemēram, uzņēmums var izplatīt iekšējo vēstuli darbiniekiem par jaunu uzņēmuma politiku. Turpretī ārēja vēstule būtu vēstule, kas izplatīta visiem klientiem vai sabiedrībai.
Izmantojiet toni un balss, kas ir piemērota komunikācijai (iekšējai vai ārējai), kurai darbosies apļveida burts. Piemēram, ciešs signāls būtu piemērots, lai visiem darbiniekiem nosūtītu vēstuli, kas vērsta pret rupjību vai prombūtni. Tomēr stingrs signāls nebūtu piemērots, lai vēstulē izmantotu klientus.
Koplietojiet tikai atļauto informāciju. Tā kā apļveida burti ir paredzēti lielai auditorijai, tie nav piemēroti, lai atklātu konfidenciālu informāciju vai informāciju, kas nav paredzēta plaši izplatītai auditorijai.
