Sistēmas un procedūras ir ļoti svarīgas veiksmīgai uzņēmuma darbībai. Saskaņā ar Michael Gerber, biznesa konsultanta un labākās pārdošanas vadlīnijas „E-mīts” autors, sistēmas vadītie uzņēmumi ietaupa laiku, rada mazāk stresa un dod vairāk naudas nekā uzņēmumi, ko vada īpašnieka vārds un norādījumi. Biroja procedūru izveide ir loģikas un organizācijas uzdevums, vislabāk veicot soli pa solim.
Definējiet procedūras apjomu, tieši to, ko procedūra ir paredzēta. Esiet saprātīgi detalizēti, bet ne apgrūtinoši. Piemēram, jums ir nepieciešama procedūra ienākošo pastu apstrādei, kas atšķiras no izejošo pastu apstrādes procedūras. Jums nav nepieciešama cita procedūra, lai veiktu nevēlamu pastu, rēķinus, žurnālus un personisko pastu. Šīs apakškategorijas var iekļaut tajā pašā vispārējā pozīcijā.
Definējiet, kurš ir atbildīgs par procedūras veikšanu, tostarp ar procesu saistītos termiņus vai termiņus. Atbildīgajai personai tas nav jādara personīgi, bet ir jāpārbauda pilnvarotajam pārstāvim, lai nodrošinātu pabeigšanu un pārbaudītu kvalitāti. Šī definīcija ir vislabāk piešķirta nosaukumam, nevis personai, pat ja jūs zināt, kas tagad darīs darbu.
Uzskaitiet šajā procesā raksturīgos individuālos uzdevumus. Novietojiet tos hronoloģiskā secībā.
Uzrakstiet katra uzdevuma aprakstu, tostarp saprātīgus termiņus, nepieciešamos instrumentus un nepieciešamās pamatdarbības. Iekļaut "pabeigšanas stāvokli" - kāds uzdevums izskatās, kad tas ir pabeigts. Pabeigšanas stāvoklis ir ļoti svarīgs, lai pārbaudītu darbu un novērtētu darbinieku sniegumu.
Pierakstiet sekas, kas rodas, ja noteiktajā termiņā nav pabeigts uzdevums. Tas ietver disciplināro rīcību darbiniekam un ārkārtas rīcības plānu problēmām, kas rodas no neveiksmes.
