Biroja procedūru attīstīšana sniedz labumu jūsu birojam vai biznesam, palīdzot jums un jūsu vadības komandai standartizēt konkrētas darbības. Biroja procedūras palīdz uzturēt servisa izcilību un kalpo kā rokasgrāmata, kas sniedz nepieciešamo informāciju, lai nodrošinātu pakalpojumu kvalitāti. Skaidru un precīzu procedūru izveide ir sasniedzama, sekojot vienkāršai satura plānošanas secībai, rakstot procedūras, sagatavojot rokasgrāmatu vai rokasgrāmatu un izsekojot visām procedūrās veiktajām izmaiņām. Biroja procedūras var rakstīt konkrētai biroja funkcijai vai visa biroja vadībai.
Preces, kas jums būs nepieciešamas
-
Lentes ierakstītājs (pēc izvēles)
-
Piezīmju un vārdu procesors
-
Kalendārs vai plānotājs
Pierakstiet, kāpēc jūs rakstāt procedūras un kas izmantos procedūras. Noteikt, cik bieži procedūras vai procedūru sadaļas tiks izmantotas. Specifiski palīdz jums koncentrēt un strukturēt dokumentācijas piepūli.
Izveidojiet grafiku informācijas vākšanai par to, kādi uzdevumi tiek veikti un cik bieži uzdevumi ir pabeigti. Apspriediet ar uzdevumu izpildītus ekspertus un ierakstiet soļus, kas veikti, lai pabeigtu katru darbību uzdevumā. Ja izveidojat soļus no nulles, izveidojiet vienkāršu plūsmu shēmu, kurā darbinieki seko no sākuma līdz beigām, lai pabeigtu uzdevumu.
Nosakiet, kad dokuments tiks piegādāts un vai tas būs papīra vai tiešsaistes formātā. Praktiskiem nolūkiem procedūras uz papīra ir ideālas, jo tās kalpo par vienkāršu rokasgrāmatu un ir noderīgas procedūras apmācības laikā. Failu struktūras un vienkāršas failu nosaukšanas konvencijas izveide ir ērta, veidojot procedūras.
Sadaliet procedūras sadaļās atbilstoši funkcijai. Funkciju specifisku uzdevumu izveide piešķir lomu un atbildību personai vai struktūrvienībai, kurai ir jāveic uzdevums.
Uzrakstiet procedūras, kas nepieciešamas katra uzdevuma izpildei. Izmantojot intervijas piezīmes, kas rakstītas vai ierakstītas 2. solī, ierakstiet darbību secīgi, lai ikviens varētu veiksmīgi pabeigt darbību un uzdevumu. Pēc uzdevumu pilnīgas dokumentēšanas veiciet pareizrakstības pārbaudi un pārskatiet visu saturu. Ir ideāli, ja viens vai divi eksperti pārbauda dokumenta projektu, lai to precizētu.
Veiciet nepieciešamos labojumus un sagatavojiet otro vai galīgo projektu. Paturot prātā dokumenta piegādes datumu, veiciet galīgo dokumenta pārbaudi un pēc tam sagatavojiet galīgo dokumentu drukāšanai vai tiešsaistes atsauces dokumentam. Lai kopiju varētu viegli nomainīt, kad tiek veikti atjauninājumi, kopiju ievietojiet trīs gredzenveida stiprinājumā.
Padomi
-
Jebkuras esošās informācijas vai uzdevumu shēmas izmantošana samazinās laiku, kas vajadzīgs, lai pabeigtu procedūru izstrādi un palīdzētu nodrošināt, ka darbības kļūdas tiek minimizētas.
Lai pabeigtu dokumentācijas un pārskatīšanas procesu, vidēji tas aizņem apmēram sešas nedēļas.
