Izlidojošais darbinieks var izraisīt vairākas galvassāpes uzņēmumam, tostarp klientu apkalpošanas pārtraukšana, klientu defekti un pārdošanas zaudēšana. Izmantojot paziņojuma vēstuli, lai brīdinātu klientus par darbinieka aiziešanu, var būt pozitīva, proaktīva sabiedrisko attiecību stratēģija, kas palīdzēs pārvērst potenciālo citronu limonādē.
Iestatiet vēstules mērķus
Izlemiet, kāpēc vēlaties vai vēlaties sazināties ar saviem klientiem, lai informētu viņus par darbinieka aizbraukšanu. Izmantojiet aizzīmju punktu sarakstu, lai palīdzētu pielāgot dažādus burtus dažādām klientu vajadzībām, ar kurām sazināsieties. Piemēram, jums, iespējams, būs jāpārliecina daži klienti, ja netiks pārtraukta to piegāde vai klientu apkalpošana. Jums var būt nepieciešams ļaut citiem klientiem uzzināt, ka jūsu uzņēmumā ir jauns kontakts, kurš būs šī persona, un ka jaunais pārstāvis tos aicinās. Jūs varētu vēlēties pievērsties baumām, informēt klientus, ka izlidojošajam darbiniekam ir nekonkurēšanas klauzula, kuru jūs plānojat īstenot, vai ka darbinieks atstāj darbu labos apstākļos.
Runājiet ar darbinieku
Tikties ar darbinieku, lai apspriestu savu plānu sazināties ar klientiem. Uzdodiet darbiniekam padomus, kā sazināties ar konkrētiem klientiem, pamatojoties uz viņa attiecībām ar viņiem, zināšanām par viņu vēsturi un vajadzībām, kā arī par viņu iespējamām bažām. Jautājiet darbiniekam, vai viņš vēlas, lai viņa izbraukšanas iemesls tiktu paziņots, vai arī, ja tas būtu jāatstāj no vēstules. Pat ja jūs no darbinieka atdala sliktus nosacījumus, nevienam no jums nevajadzētu sadedzināt tiltus un sabojāt nevienam reputāciju tirgū.
Izlemiet par saņēmējiem
Uzrakstiet saraksta adresātu sarakstu, lai jūs varētu pielāgot saturu katram. Dokumentējiet iemeslus, kādēļ rakstāt katru klientu blakus klienta vārdam, un ierakstiet piezīmes par jebkuru konkrētu saturu, kuru vēlaties iekļaut vai izlaist šajā klienta vēstulē.
Uzrakstiet pirmo melnrakstu
Uzrakstiet vēstules pirmo projektu, adresējot klientu pēc nosaukuma. Sāciet ar pārliecību, piemēram, „XYZ Co vienmēr ir lepnums par mūsu spēju nodrošināt lielisku klientu apkalpošanu, izmantojot mūsu apmācītus un profesionālus darbiniekus.” Pēc tam brīdiniet klientu, ka jūsu darbinieks atstāj darbu, un kāpēc, ja jums ir nolēma iekļaut šo informāciju. Jautājiet par visām problēmām, kas klientam varētu būt, un pastāstiet, kā jūs tos risināt. Iepazīstiet klienta jauno kontaktpersonu un viņas kontaktinformāciju, un pārliecinieties, ka tajā ir iekļauti visi piemērojamie pārejas datumi. Pievienojiet PostScript, kas izsauc visus svarīgos informācijas elementus, kurus vēlaties izcelt, piemēram, fakts, ka jaunais kontakts aicinās iepazīstināt sevi šonedēļ. Pabeidziet ar aicinājumu klientam sazināties ar jums personīgi, ja klientam ir kādi jautājumi.
Pabeigt vēstuli
Vai jūsu galveno vadītāju un katra klienta jaunā kontaktpersona pārbauda jūsu izveidoto dažādu burtu projektu, lai pieprasītu ievadi. Kad esat saņēmis ievadi jūsu klienta vēstules pirmajam projektam, izveidojiet gala kopijas. Ļaujiet attiecīgajiem darbiniekiem redzēt galīgo projektu pirms tā parakstīšanas un izplatīšanas.