Administratīvie asistenti un klubu sekretāri var sanāksmju protokolus glabāt dažādos veidos. Vislabāk ir gan elektroniska, gan cieta kopija, lai varētu izmantot otru, ja viens eksemplārs tiek pazaudēts vai netīši izpostīts.
Faila saglabāšana elektroniski
Saglabājiet sapulces minūtes datorā tajā pašā vietā, kad jūsu organizācijai ir tikšanās. Dodiet tai līdzīgu faila nosaukumu katru reizi, lai būtu viegli atrast precīzu failu, kas jums nepieciešams nākotnē. Piemēram, jūs varat piešķirt bezpeļņas valdes sanāksmes protokolu “Board_Minutes_21 April 2011”, un pēc tam nākamajā mēnesī saglabājiet to kā “Board_Minutes_20 Maijs 2011.” Ja jums ir dažāda veida sanāksmes, lai sekotu minūtēm, saglabājiet katru citu mapē. Varētu būt ar nosaukumu “Valdes sanāksmes” un citu „Personāla tikšanos”, kuras abas tiek glabātas mapē “Tikšanās” datorā.
Tiešsaistes uzglabāšana
Saglabājiet minūtes, izmantojot tiešsaistes dokumentu glabāšanas pakalpojumu. Šie pakalpojumi parasti iekasē maksu, bet, ja dators vai serveris pazūd, varat piekļūt internetam no citas atrašanās vietas un iegūt failus.
Cenas
Tiešsaistes uzglabāšanas uzņēmumi var piedāvāt bezmaksas izmēģinājuma periodu, lai pārbaudītu savu produktu. Piemēram, LiveDrive piedāvā divu nedēļu bezmaksas izmēģinājuma versiju un maksā 6,95 ASV dolārus mēnesī par vienu datoru atpakaļ un 16,95 ASV dolārus mēnesī līdz pat trim datoriem, lai dublētu tiešsaistē, sākot ar 2011. gada aprīli. augšupielādēt un lejupielādēt). Elephant Drive ir 15 dienu bezmaksas izmēģinājums. Tā piedāvā individuālu plānu ar līdz pat 100 GB lielu uzglabāšanu 2 datoriem mēnesī par 9,95 ASV dolāriem vai 99,50 ASV dolāriem gadā. Ģimenes plāns aptver līdz piecām ierīcēm, glabā līdz pat 500 GB mēnesī 19,95 $ vai 199,50 ASV dolāru gadā.
Grūti kopijas
Izdrukājiet sanāksmes protokola kopiju. Ievietojiet sadalītājus, kas marķēti ar sanāksmju mēnesi un gadu. Ievietojiet protokola kopiju pareizajā mēneša un gada sadaļā. Kad jūsu saistvielas piepildās, iezīmējiet mugurkaulu ar minūšu gadu, un sāciet jaunu saistvielu. Apsveriet iespēju saglabāt divas sapulces protokolu kopijas divās vietās, ja kaut kas notiek ar kādu no tām.
