Viens izgudrojums, kas lielā mērā spēlē uzņēmējdarbībā, ir vārdu procesors. Sākotnēji 1800. gados tika uzsākta rakstāmmašīna, un šodienas datorizētā teksta apstrādes programmatūra apvieno failu kabineta, rakstāmmašīnas un tintes pildspalvas darbu. Kopā ar neskaitāmām iespējām, lietošanas ērtums un pieejamība padara to par saprātīgu biznesa ieguldījumu.
Tas atvieglo veidņu izveidi
Biroja iestatījumos visbiežāk izmantotie dokumenti bieži tiek personalizēti, lai tie atbilstu individuāliem scenārijiem. To parasti veic, veidojot veidnes, izmantojot teksta apstrādes programmatūru, piemēram, MS Word vai Pages.
Veidne ir dokuments, kas izveidots kā sākumpunkts turpmākiem dokumentiem. Līdztekus datu pievienošanas un noņemšanas elastīgumam veidnes piedāvā lietotājiem iespēju rediģēt un izdrukāt vairākus svarīgu biznesa vēstuļu kopijas.
Tas atvieglo dokumentu saglabāšanu un saglabāšanu
"Saglabāt" vai "Saglabāt kā" funkciju, ko piedāvā teksta apstrādes dokumenti, ļauj lietotājiem sniegt dokumentus neaizmirstamus vārdus tajā pašā faila atrašanās vietā vai dažādās failu vietās. Kad dokumenti tiek saglabāti drošā datorā, klienta informācija ir aizsargāta un viegli atrodama jebkurā laikā.
Atklātos dokumentos pieejamā paroles aizsardzības funkcija novērš neatļautu svarīgu dokumentu izmaiņas. Tas var izrādīties noderīgi, ja vairākas personas paļaujas uz šajos dokumentos ietverto informāciju, lai veiktu savu darbu (piemēram, veselības apdrošināšanas atlīdzības apstrādātāji, kas maksā prasījumus saskaņā ar līgumiem, kas noslēgti ar ārstiem).
Ietaupa laiku un vidi
Kad teksta apstrādes programmatūras funkcijas tiek izmantotas kopā ar labām organizatoriskajām prasmēm, tas ietaupa lietotāju laiku. Tā vietā, lai pavadītu laiku šķirošanu un meklētu nepareizu vai nepareizu papīru, izmantojot datora meklēšanas funkciju, ir viegli atrast failus.
Turklāt teksta apstrāde dod labumu videi, samazinot ikdienas uzdevumu veikšanai nepieciešamo papīru skaitu (piemēram, arhivējot, izsūtot vēstules, nosūtot sanāksmju darba kārtības). Nosūtot dokumentus, izmantojot drošu e-pastu, pasta un papīra atkritumu izmaksas ievērojami samazinās.
