Lielākā daļa ikvienu, kas strādā, ik dienas izspiež bezgalīgi e-pasta ziņojumi. Daudzi no šiem e-pastiem tiek ātri skenēti un izdzēsti, ja tie vispār tiek atvērti. Nosūtot uzņēmuma e-pastu kolēģim, darbiniekam vai klientam, nevēlaties, lai tas nonāk izmetumā. Iepazīstoties ar biznesa e-pasta formātu, var būt atšķirība starp jūsu e-pasta lasīšanu un to, ka tā tiek izgāzta virtuālajā miskastē.
Kas ir biznesa e-pasta formāts?
Uzņēmējdarbības e-pasta formāts ir laba prakse jebkura veida korespondences nosūtīšanai jūsu uzņēmuma vārdā. Tā nodrošina formālu struktūru, kas palīdz jums nosūtīt jūsu ziņojumu un saņemt atbildi.
Uzņēmuma e-pasta elementi ietver:
- Detalizēta temata pozīcija. Izmantojiet tematu, kas rosina lasītāju atvērt e-pasta ziņojumu. Jo konkrētāk jūs esat, jo labāk. Iekļaujiet dažus vārdus par e-pasta ziņojumiem - Tikšanās nākamajā nedēļā, lai apspriestu priekšlikumu - nevis kā neskaidrs vārds Sveiki. Konkrēta palīdzība palīdz novērst jūsu e-pasta saņemšanu surogātpasta filtrā, nekad to darot saņēmējam.
- Profesionāls sveiciens. Kā jūs sveicināt personu, ir atkarīga no jūsu jau esošajām attiecībām, ja tādas ir. Ja jūs nonākat pie kādas jaunas vai vecākas amatpersonas, ir lietderīgi izmantot formālāku sveicienu Dārgais kungs Jones. Ja esat strādājis ar šo personu iepriekš un jums ir vairāk gadījuma attiecību, ir labi izmantot personas vārdu, piemēram Sveiki, Kim. Pārliecinieties, vai personas vārds ir uzrakstīts pareizi, un e-pasta adrese ir pareiza.
- Īss ziņojums. Uzņēmuma e-pasta ziņojumam jābūt tiešam un punktam. Personai, kas to lasa, ne vienmēr ir daudz laika, tāpēc nedariet to pārāk garš un detalizēts. Izmantot īsus teikumus un punktus un iekļaujiet tikai attiecīgu informāciju. Piemēram, teikums vai divi par to, kāpēc jūs vēlētos tikties un ieteiktie laiki. Tas arī padara cilvēkiem vieglāk lasīt ziņu savos tālruņos, un tas nozīmē, ka viņi varēs atvērt e-pastus. Pārliecinieties, ka izmantojat pamata e-pasta formatējumu, pat ja esat kārdināts izmantot daudz krāsu vai emociju.
- Paraksts. Nosūtot biznesa e-pasta ziņojumu, vienmēr ir ieteicams slēgt e-pasta parakstu. Iekļaujiet savu vārdu, amata nosaukumu, uzņēmuma un kontaktinformāciju. Tā var ietvert arī saites uz jūsu sociālo mediju vai tīmekļa vietni, padarot saņēmējam ērtu piekļuvi tiem. Vienkārši neietveriet tik daudz informācijas, ka tas izskatās pārblīvēts. Jūsu parakstu var iepriekš ieprogrammēt jūsu e-pasta iestatījumos, lai tas tiktu automātiski iekļauts jebkurā nosūtītajā e-pastā.
Kāpēc jums ir jāzina uzņēmuma e-pasta formāts
Uzņēmējdarbības e-pasts būtībā ir tāds pats kā jebkura cita biznesa vēstule, bet tā tiek nosūtīta elektroniski. Un, tāpat kā jebkura biznesa vēstule, pārliecinieties, ka izmantojat pareizo formātu, lai jūs varētu atrasties pēc iespējas profesionālāk. Jūs nevēlaties sūtīt e-pastu, kas ir pārāk nejaušs vai bezpersonisks, jo īpaši attiecībā uz svarīgām uzņēmējdarbības problēmām.
Biznesa e-pasta formāts nodrošina vienkāršu struktūru, ko var pielāgot jebkuram uzņēmuma e-pastam. Tā ir paredzēta, lai saņēmējiem pateiktu tieši to, kas ir ziņojums, un mudiniet tos atvērt e-pastu un izlasīt to. Biznesa e-pasta formāts arī ļauj jums būt formālam vai gadījumam, atkarībā no saņēmēja. Vienmēr palikt profesionāli un draudzīgi savā e-pastā. Rakstiet tā, lai saņēmējs mudinātu lasīt jūsu ziņojumu un atbildēt uz jūsu pieprasījumu.
Jūs pārstāvat savu uzņēmumu ar katru nosūtīto e-pastu. Uzņēmējdarbības e-pasta formāta mācīšana var palīdzēt jums radīt labu iespaidu gan uz tiem, ar kuriem strādājat, gan tiem, ar kuriem vēlaties strādāt.
Biznesa e-pasta formāta piemērs
Precīzs uzņēmējdarbības e-pasta formāta veidošanas veids ir atkarīgs no jūsu personības, par to, par ko e-pasts ir un uz kuru jūs to sūtāt. Izpildiet šo biznesa e-pasta pamata formātu:
Temats: pārskata vasaras mārketinga plānu
Sveiki, Sam,
Pievienots ir vasaras mārketinga plāns. Es to novērtētu, ja jūs varētu to pārskatīt un paziņot, ja jums ir kādi ieteikumi.
Vai jums būs laiks, lai ar to nāktos otrdien vai trešdien?
Paldies,
Jenny
nosaukums, uzņēmuma nosaukums un kontaktinformācija
Tāpat kā vienmēr, pārliecinieties, ka pirms nosūtīt sūtīt pareizrakstību un gramatiku.
