Veiksmīgi administratori var gandarīti vadīt vairākus uzdevumus, sniedzot pozitīvu pirmo iespaidu par saviem uzņēmumiem viesiem, apmeklētājiem un potenciālajiem darbiniekiem. Neatkarīgi no tā, vai jūs strādājat mazā profesionālā dienesta uzņēmumā vai lielā starptautiskā korporācijā, pareizas organizatoriskās prasmes var būt galvenais faktors, lai uzturētu efektīvu reģistratūru. Labākās administratoru organizācijas idejas vienkāršo ikdienas uzdevumus un padara viesmīlību efektīvāku.
Ātrie norādījumi
Izveidojiet ātras atsauces rokasgrāmatas parastai informācijai, piemēram, bieži saucamajiem numuriem, biroja numuriem un tālruņa paplašinājuma sarakstiem. Laminējiet šīs vadlīnijas, lai tās būtu viegli lietojamas un ātri atsauces. Novietojiet šīs rokasgrāmatas organizētā failā, kad tās netiek izmantotas. Apsveriet iespēju saņemt papildu šo rokasgrāmatu kopijas pēc pieprasījuma. Šīs rokasgrāmatas padarīs jūs efektīvāku un var palīdzēt paātrināt ikdienas uzdevumus, piemēram, zvanu pārsūtīšanu.
Galvenās tikšanās
Izveidojiet paredzamo apmeklētāju sarakstu dienā pēc iecelšanas laika. Ievietojiet personas vārdu un uz kuru jums jāinformē pēc ierašanās. Šis saraksts ļaus jums pielāgot jūsu apsveikuma paziņojumus apmeklētājiem. Piemēram, ierodoties viesim, jūs varat teikt: "Laipni lūdzam, kungs Smits. Epps ir sajūsmā par jūsu tikšanos." Šāda veida apsveikuma dēļ viesi jūtas vairāk apsveicami un var palīdzēt uzlabot sanāksmes rezultātus. Šis pielāgotais apsveikums ir īpaši noderīgs darbinieku intervijām. Ja potenciālais darbinieks jūtas apmierināts, viņa būs vieglāk uzklausīt viņu, un tai būs labāks priekšstats par darbu uzņēmumā.
Break Rotation grafiks
Pārliecinieties, ka jums ir pienācīgs dublējums, lai segtu savus pienākumus, ja esat pārtraukumā vai slimojat. Izveidojiet „apkrāptu loksnes”, kas iezīmē pamatuzdevumus un funkcijas, kuras var sniegt ikvienam, kurš aizpilda jums. Apsveriet iespēju izveidot formālu grafiku, kas rotē seguma pienākumus starp dažādiem jūsu uzņēmuma departamentiem. Šī rotācijas sistēma sniegs jums vairāk kontaktu ar vairākām uzņēmējdarbības daļām, kas atvieglos jautājumu risināšanu nākotnē.
Uzņēmuma grāmatu albumi
Izveidojiet uzņēmuma īsu paziņojumu albumu, kurā izcelti pozitīvi jaunumi un uzņēmuma darbības. Rakstiet šīs grāmatas, ja jums ir dīkstāves, un ievietojiet tās gaidīšanas zonā, lai apmeklētāji varētu to pārskatīt. Šīs grāmatas radīs konstruktīvu iespēju apmeklētājiem nodot laiku, kamēr viņi gaida iecelšanu amatā, un var palīdzēt viņiem vienlaikus iepazīties ar jūsu uzņēmumu. Saglabājot viesus, jūs varēsiet pievērst uzmanību citiem uzdevumiem un tālruņa zvaniem, kas palielina jūsu organizācijas efektivitāti.
Uzkodas
Saglabājiet atspirdzinājumus ērti sasniedzamā attālumā no reģistratūras. Uzstādiet nelielu ledusskapi, lai uzglabātu aukstos dzērienus zem galda vai gaidīšanas zonā. Pieejams viena kafijas automāts ar standarta kafijas produktiem, piemēram, cukuru un krējumu. Ievietojiet ceptu kārbu uz jūsu uztvērēja, vai bļodā ar cietiem saldumiem. Pieņemot šos atspirdzinājumus, Jūs varat nodrošināt siltu uzņemšanu Jūsu uzņēmuma viesim bez nepieciešamības atstāt uzņemšanas zonu.
