Pārmaksa darbiniekam parasti ir algas aprēķina kļūdas rezultāts. Kā darba devējs var rasties pārmaksa, ja jūs maksājat darbiniekam vairāk stundu vai algu nekā viņa ir tiesīga vai ja jūs neizdarāt obligātu vai brīvprātīgu atskaitījumu. Jebkurā gadījumā varat novērst situāciju.
Konsultējieties ar valsts likumu
Kad atklāsiet kļūdu, konsultējieties ar valsts darba departamentu par pārmaksāto algu iekasēšanas procedūrām. Daudzas valstis ļauj veikt šādus atskaitījumus ar atalgojuma atskaitīšanu. Atkarībā no parāda summas, jūs varat ieturēt samaksu vairākiem algas maksājumiem kā vienreizēju maksājumu. Valsts likums parasti ierobežo summu, kuru jūs varat ieturēt viena samaksas perioda laikā. Ņemiet vērā, ka papildus obligātajiem atskaitījumiem valsts nevar atļaut jums veikt nekādus atskaitījumus no darbinieka algas bez viņas rakstiskas piekrišanas. Turklāt valsts var aizliegt jums veikt atskaitījumu, ja tā rezultātā darbinieka ienākumi samazinās zem minimālās minimālās algas.
Paziņojums par atmaksu
Atlīdzības vākšana, izmantojot algas atskaitījumu, var būt piemērota darbiniekam, īpaši, ja jūs kļūdījāt un darbinieks jau ir iztērējis pārmaksāto summu. Ja tuvākajā laikā pēc darbinieka samaksas atklājat kļūdu un nekavējoties informējat viņu, darbinieks varēs nekavējoties samaksāt pārmaksāto summu. Ja jūs saņemat pārmaksa, izmantojot algas atskaitījumu, rakstiski paziņojiet darbiniekam par situāciju un iekļaujiet sīkāku informāciju par pārmaksāto summu, piemēram, kad pārmaksa ir notikusi, summu, kad katrs algas atskaitījums notiks, un atskaitīšanas summām. Dodiet darbiniekam citas maksājumu metodes iespējas, piemēram, personīgo čeku, naudas pārvedumu vai skaidru naudu. Ja darbinieka rakstveida piekrišana ir nepieciešama, lai izdarītu atskaitījumu un darbinieks atsakās, varat mēģināt atgūt pārmaksāto summu, iesniedzot tiesā prasību pret darbinieku.
Darba samaksas korekcijas
Kad jūs savācat pārmaksāto summu, jums ir attiecīgi jākoriģē darbinieka algas ieraksti. Piemēram, ja jūs pārmaksāt algu par $ 200 par konkrētu samaksas periodu, veiciet korekciju kā negatīvu, lai tā tiktu izņemta no darbinieka gada peļņas, un viņas W-2 būs pareiza nodokļu vajadzībām. Pārmaksājot darbinieku, nodokļi un atskaitījumi, kas saistīti ar pārmaksāto summu, tiek ņemti arī no viņas algas. Payroll programmatūra automātiski noregulē darbinieka algas ierakstus, kad ievadāt pārmaksa kā negatīvu. Ja neizmantojat algas programmatūru, manuāli noskaidrojiet atšķirību starp viņas sākotnējiem atskaitījumiem un to, kas tiem būtu bijis. Starpība ir pārmaksāto atskaitījumu summa. Atņemot pārmaksāto algu no darbinieka algas, tas samazina viņas kopējos ienākumus un koriģē viņas atskaitījumus, samazinot summas. Ja pārmaksa ir radusies no atskaitījuma, kas vispār netika ņemts, koriģējiet atskaitījumu kā pozitīvu, lai tas tiktu atskaitīts no viņas ienākumiem.
Bezdarbnieka nodokļa pārmaksa
Jums ir jāmaksā federālais bezdarba nodoklis un valsts bezdarba nodoklis līdz noteiktai summai katru gadu par visiem darbiniekiem, kuri maksā algas. Pārmaksājot darbinieku un jūs neesat izpildījis gada algu ierobežojumu, tas var novest pie tā, ka jūs pārmaksājat gan federālo, gan valsts bezdarba nodokli. Šajā gadījumā ziņojiet federālajam bezdarba nodokļa pārmaksājumam Iekšējo ieņēmumu dienestam un valsts bezdarba nodokļa pārmaksa administrējošajai valsts aģentūrai, lai jūs varētu saņemt kredītu par pārmaksāto summu.
