Salīdzinot ar faksa sūtīšanu, e-pasta sūtīšana ir ērtāks veids, kā iegūt informāciju no viena punkta uz citu.Bet jums nevajadzētu vēlreiz pārtraukt faksa aparātu kā būtisku biroja rīku. Protams, ir gadījuma iesprūdusi mašīna, aizņemts signāls un trūkstošā lapa, bet faksa aparāti ir vērts izmantot un tiem ir priekšrocības: var nosūtīt lielākus dokumentus, daži cilvēki tos uzskata par profesionālāku uzņēmējdarbības komunikācijas formu, un parakstītie paraksti uz faksiem ir likumīgi.
Faksa vāka lapas sadaļās To un From ierakstiet faksa saņēmēja un sūtītāja nosaukumu.
Ierakstiet tālruņa un faksa numurus attiecīgajā Fakss un Tālrunis Nr. laukus. Tas ir noderīgi, ja saņēmējam ir jāzvana vai jānosūta fakss.
Ievietojiet faksā iekļauto lapu kopskaitu, ieskaitot seguma lapu kopsummā Nr. lappuses vai vāka lapas sadaļu. Tas paziņo saņēmējam, cik lappušu viņiem jāsaņem faksā.
Vāka lapas RE sadaļā ierakstiet vienu līdz trīs vārdus, kas apraksta faksa mērķi. Ja nepieciešams, iekļaujiet atsauces numuru.
Aizpildiet atbilstošo aili vai apli atbilstošā vārda aprakstā, norādot faksa steidzamību vai adresāta vēlmes.
Vairums faksu ietver atbildes deskriptorus, piemēram: Pārskatīšanai (nav nepieciešama darbība), lūdzu, komentējiet (nepieciešama atbilde), Steidzami (nekavējoties apstrādāt), Konfidenciālu (tikai noteiktām acīm) vai Lūdzu, atbildiet (nepieciešama atbilde).
Uzrakstiet papildu piezīmes vai instrukcijas, kuras vēlaties, lai saņēmējs lasītu vai būtu informēts faksa vāka lapas tukšajā apakšējā daļā (Komentāri).
Pēc faksa pārskatīšanas ievietojiet datumu, kurā nosūtāt faksu lapas augšpusē, un pārliecinieties, ka visas attiecīgās vāka lapas ir pabeigtas.
Padomi
-
Drukāt skaidri un salasāmi, lai pārliecinātos, ka vāka lapa ir nolasāma.
Ja vāka lapa ir skenēta vai kopēta, izmantojiet zilu vai melnu tinti.
Brīdinājums
Izvairieties no konfidenciālas informācijas sūtīšanas pa faksu. Nav iespējams uzzināt, kas ir otrā galā.
