Printera izejmateriālu izsekošana un pasūtīšana lielai organizācijai, piemēram, skolai, var būt sarežģīta. Katrā printera modelī tiek izmantots cita veida tintes kasetne vai toneris, un katra tintes kasetne izdrukās atšķirīgu lappušu skaitu, pirms tā ir jānomaina. Lai gan jūs varētu sekot līdzi tintes kasetnei, kas pasūtījusi vecmodīgi, ar papīra un zīmuļa izveidotu sarakstu, izveidojot izklājlapu, lai saglabātu visu attiecīgo informāciju, laika gaitā tiks ietaupīts laiks un ļautu laika ziņā efektīvi budžetēt tinti.
Izveidojiet jaunu tukšu izklājlapu, lai izsekotu tintes kasetņu pasūtīšanu, izmantojot datora izklājlapu programmu. Iespējams, ka jūsu dators ir aprīkots ar Microsoft Excel, kas ir instalēts kā Microsoft Office. Ja jums nav Excel, lejupielādējiet un instalējiet bezmaksas biroja komplektu, piemēram, OpenOffice, vai izmantojiet tiešsaistes rīku, piemēram, Google dokumentus, ko varat piekļūt bez maksas, ja pierakstāties bezmaksas Gmail kontam.
Nosakiet, kuru informāciju vēlaties izsekot. Tas mainīsies katrā gadījumā atsevišķi, un viena no elektroniskās izklājlapas izmantošanas priekšrocībām ir tā, ka ir viegli mainīt jūsu izsekoto informāciju, kad mainās jūsu vajadzības. Lai sāktu, mēģiniet izsekot telpas numuram, kurā ir uzstādīts katrs printeris, printera tips, tintes kasetņu veidi vai printera izmantotais toneris, cik daudz maksājat par tinti un datumu, kad pēdējo reizi pasūtījāt rezerves tinti.
Vispirms ievadiet izklājlapu sleju galvenes. Ievērojiet, kā tukša izklājlapa ir konfigurēta. Horizontālās piekļuves virzienā ir vertikālā ass un burtu rinda. Pirmajā šūnā vai 1. rindas A slejā ierakstiet "Numura numurs". 1. rindas B slejā ierakstiet "Printer Model". "Tintes kasetnes modelis" ir iekļauts 1. rindas C slejā utt., Līdz esat ievadījis kolonnas virsrakstu katrai informācijai, kuru vēlaties izsekot.
Izvēlieties pirmo printeri, kuru vēlaties ievadīt izklājlapā, un, sākot ar 2. rindas A rindu, ierakstiet numura numuru. Ievadiet printera modeli 2. rindas B slejā un pēc tam turpiniet ievadīt visu attiecīgo informāciju atbilstošajā slejā, ieskaitot datumu, kurā esat pēdējā pasūtītā tinte.
Ievadiet nākamā printera informāciju, sākot ar 3. ailes A rindu, un pēc tam ievadiet citus printera datus katrā atbilstošajā slejā. Turpiniet ievadīt informāciju par katru nākamo printeri jaunā rindā, līdz ir uzskaitīti visi printeri un printera informācija. Kad esat pabeidzis, izklājlapu saglabājiet datora cietajā diskā.
Izveidojiet papildu tukšu datumu kolonnas, lai katru reizi ierakstītu tinti konkrētam printerim. Saglabājiet failu cietajā diskā, kad esat pabeidzis, lai to varētu izmantot nākamajā pasūtīšanas reizē.
Padomi
-
Izmantojiet īpašu formatējumu, lai izceltu svarīgu informāciju vai organizatorisku palīdzību. Piemēram, izmantojiet treknu fontu kolonnu virsrakstiem un krāsainu fontu, lai grupētu printerus vienā un tajā pašā organizatoriskajā vienībā. Piemēram, fakultātēm izmantojamiem printeriem jūs varat izmantot zaļo, zilā krāsā studentiem izmantojamus printerus un oranžus printeriem, kas uzstādīti bibliotēkā.
Pēc kāda laika - piemēram, semestrī vai mācību gadā - kopējais summa, kas tērēta katram printera tintam šajā periodā. Šo informāciju var izmantot, lai atzīmētu, vai daži printeri tiek izmantoti biežāk nekā citi, neatkarīgi no tā, vai viens printeris ir rentablāks par citu, un pat to, kuri departamenti vai klases izmanto visvairāk tintes - informācija, kas var būt noderīga gan pārkārtošanai, gan budžeta veidošanai mērķiem.
