Dusmīgus biznesa vēstules raksta neapmierināti patērētāji vai darbinieki, kas meklē kādu izmaiņu vai finansiālu atlīdzību. Lielākā daļa dusmīgu vēstuli, ko parasti sauc par sūdzības vēstuli, ietver faktu un notikumu pārskatīšanu, kas izraisa neapmierinātību. Ja vēstules rakstnieks vēlas patiesi iesaistīties uzņēmumā konstruktīvā sarunā, vēstulei ir jābūt profesionālai.
Izmantojiet faktu paziņojumus
Iesniedziet vēstulē faktus, nevis pieņēmumus vai viedokļus. Valsts, kas radīja vilšanos, dusmas vai stresu. Izmantot faktus, kas apraksta informāciju par to, kas notika hronoloģiskā secībā. Norādot faktus, nedodiet atzinumus vai emocijas. Vēstule ir profesionālāka un tāpēc efektīvāka, un emocijas ir izlaistas pēc iespējas vairāk.
Piemēram, "Manas aviokompānijas rēķinā ir iekasēta maksa par trim pārbaudītajiem maisiņiem. Mana biļete atzīmē tikai vienu pārbaudītu maisu." Šie apgalvojumi ir faktiski, jo tie ir pierādāmi ar rēķina un biļetes dokumentāciju.
Kad fakti ir norādīti, paskaidrojiet, kāpēc tas izraisīja dusmas un vilšanos. Atturēties no vārda izsaukšanas, izlikšanās un apsūdzības. Piemēram, "Tu nozagsi manu naudu ar šīm nelikumīgajām nodevām," tikai palielina šo problēmu. Zādzības pierādīšana ir daudz grūtāk nekā prasīt uzņēmumam uzņemties atbildību par kļūdu un automātiski liek uzņēmumam aizstāvēties.
Skaidrs un īss
Uzņēmumu īpašniekiem, vadītājiem un klientu apkalpošanas dienestiem nav laika lasīt romānu. Lai gan ir svarīgi pārliecināties, ka tiek nodoti attiecīgie fakti, to saglabāšana ir skaidrs un kodolīgs. Domājiet par sūdzības vēstuli kā zinātniskā eksperimenta kopsavilkumu; ir daudz informācijas, kas nonāk eksperimentā, kas ir īsi apkopots ar izdarītu secinājumu beigās. Sūdzības vēstulē tiek darīts tas pats, lai apkopotu faktus un izteiktu emocionālo stresu.
Piemērs tam, kā izteikt savu dusmu, ir šāds: "Esmu pārliecināts, ka jūs varat novērtēt vilšanos, ko mana ģimene piedzīvoja, kad sapratu, kas notiek." Šī pieeja ir vērsta uz empātiju, nevis uz aizsardzības reakciju.
Rīcības pieprasījums
Tikai daži cilvēki raksta vēstuli tikai, lai izspiestu; darbība un izšķirtspēja parasti ir gala mērķi. Piemēram, darbinieks, kam ir problēma ar kolēģa pieņēmumiem, visticamāk, vēlas redzēt izmaiņas uzņēmuma politikas un disciplinārajā protokolā. Patērētāja vēstules piemērs varētu būt, ja viesnīcas viesis ir kļūdaini iekasēts par dažādām ērtībām; ātra kompensācija ir paredzētais rezultāts.
Šīs vēlmes un rīcības pieprasījums ir skaidri norādītas galvenās struktūras beigās tieši pirms slēgšanas. Daži burti arī norāda vēlamās rezolūcijas burta sākumā un pēc tam tos atkārto. Saglabājiet darbības pieprasījumus pieklājīgi un kodolīgi kā pārējā vēstulē. Padariet vēlamo izšķirtspēju skaidru, lai lasītājs saprastu cerības - tas negarantē neko, bet sāk sarunu.
Piemēram, "Pamatojoties uz iepriekš minētajiem faktiem, lūdzu, sniedziet pilnīgu visu nepareizo maksājumu atmaksu nākamo divu darba dienu laikā." Lasītājs zina, ko vēlaties.
Pieklājīga slēgšana un kontaktinformācija
Aizveriet vēstuli, pateicoties lasītājam par laiku, lai pārskatītu visu un saprastu iesaistītās emocijas. Izmantojiet standarta aizvēršanu, piemēram, "Paldies" vai "Sveicieni", kam seko drukāts nosaukums un kontaktinformācija. Pierakstiet vēstuli par pareizrakstības un gramatikas kļūdām, un godīgi apskatiet to, lai pārliecinātos, ka tā paliek profesionāla.
Atzīmējiet visus ar burtiem pievienotos apvalkus, ierakstot "Enclosures", zem kontaktinformācijas, kas atdala abus blokus ar rindas atstarpi. Atbilstošie apvalki ietver čekus, korespondenci, attēlus vai citus iespiestus pierādījumus, kas pamato jūsu lietu.
