Lai efektīvi pārvaldītu medicīnisko nodaļu, vai tā ir neliela prakse vai liela klīnika, jāizstrādā un jāīsteno visaptverošas, skaidras procedūras, kas risina nepieciešamos uzdevumus un pienākumus. Biroja procedūrām būtu jāuzsver dažādi darbinieku pienākumi, piemēram, aprakstot to, kas administratoriem jādara, kad birojs atveras un aizveras. Jums vajadzētu saprast, kā medicīnas iestāde strādā, lai atbilstoši pielāgotu procedūras.
Pamati
Biroja procedūrām jāsniedz informācija, kā sadarboties ar klientiem. Attiecīgās tēmas ietver standarta klientu apsveikumus (piemēram, personīgi un pa tālruni), vadības neapmierinātos vai dusmīgos klientus, klientu konfidencialitāti (piemēram, HIPAA noteikumus), kā arī iecelšanas iestatījumus un paziņojumus. Lielākajai daļai medicīnas iestāžu darbinieku ir nepieciešamas spēcīgas klientu apkalpošanas prasmes. Tādējādi procedūrām ir jānošķir „labs” no “nepietiekama” klientu apkalpošanas. Ir nepieciešamas standarta procedūras avārijas vai dabas katastrofas gadījumā, piemēram, ugunsgrēks vai plūdi. Izveidojiet atsevišķu darbinieku rokasgrāmatu, lai apspriestu politiku par apģērba kodu, apmeklēšanu, seksuālo uzmākšanos, algu sarakstu, atvaļinājumu un pabalstiem.
Ieraksti
Veiksmīga medicīnas iestāde efektīvi pārvalda pacienta ierakstus. Dublēšanas procedūrām ir jābūt obligātām bezkontakta birojiem (piemēram, ar pacientu informāciju, kas tiek glabāta tiešsaistē vai datorprogrammā). Front office rokasgrāmatā ir jāizskaidro, kā izveidot, atjaunināt un saglabāt klienta ierakstus. Rokasgrāmatā jāiekļauj arī procedūras, kā padarīt ierakstus neaktīvus, piemēram, kad pacienti pārvietojas. Vēl viens svarīgs aspekts ir ārstu kalendāri. Piemēram, plānojot divus pacientus katru stundu, ārstam var būt 20 līdz 30 minūtes brīvā laika. Procedūrās jāizskaidro, kā plānot atbilstošu pacientu skaitu stundā un dienā. Procedūras var arī attēlot standarta veidu eksāmenu telpu piešķiršanai.
Norēķini
Priekšējās medicīnas iestādes procedūrām būtu sīki jāapraksta, kā iekasēt maksājumu no pacientiem. Ja pacients izmanto apdrošināšanu, procedūrās jāprecizē, kāda informācija ir nepieciešama, lai pārbaudītu apdrošināšanu, un vajadzības gadījumā savākt līdzmaksājumu. Procedūrās ir jāprecizē, vai pirms maksājuma saņemšanas, ja pacients maksā no kabatas, jāsaņem maksājums pirms vai pēc apmeklējuma. Tāpat aprakstiet nepieciešamos pasākumus, lai savlaicīgi atmaksātu apdrošināšanas atlīdzības. Piemēram, paskaidrojiet, kas kodēs vai identificēs medicīniskās procedūras pacientu ierakstiem, kā arī norēķinus. Procedūrās jānorāda, kā rīkoties ar nokavētiem kontiem, piemēram, tiem, kas palikuši neizpildīti 6 mēnešus vai 1 gadu.
