Labi uzturēta reģistrācijas sistēma ļauj ātri piekļūt svarīgai informācijai un ietaupa uzņēmuma naudu, ietaupot laiku. Uzņēmumi, skolas, valsts aģentūras un pat ikdienas cilvēki lieto kartotēkas, lai uzturētu savus jautājumus. Izvēlieties kādu no četriem dažāda veida birojiem. Katrs piedāvā savas priekšrocības un trūkumus.
Alfabētiskā reģistrācijas sistēma
Alfabētiskā reģistrēšanas sistēmā sakārtot ierakstus pēc nosaukuma - vai nu personas, uzņēmuma vai subjekta nosaukuma - saskaņā ar alfabēta burtiem. Izmantojiet šo reģistrēšanas sistēmu ar divām dažādām metodēm. Aktuāla alfabētiskā reģistrēšanas sistēma, kas pazīstama arī kā vārdnīcu sistēma, atsevišķos ierakstus ieraksta alfabētiskā secībā. Šīs kartotēkas darbojas labi, ja glabā nelielu skaitu ierakstu, mazāk nekā 5000 failu, saskaņā ar Ancom, reģistrācijas sistēmas uzņēmumu.
Šī sistēma izrādās problemātiska, ja jums ir daudz klientu vai klientu, kuriem ir tāds pats nosaukums. Izmantojiet ģeogrāfisku sistēmu, ko sauc arī par enciklopēdiju vai klasificētu sistēmu, lai organizētu lielākus ierakstu apjomus. Šajā sistēmā grupējiet objektus plašās kategorijās, pamatojoties uz atrašanās vietu, piemēram, pilsētu, novadu vai valsti. Katras kategorijas kategorijas un faili ir sakārtoti alfabēta secībā.
Ciparu reģistrācijas sistēma
Izmantojot ciparu kartotēkas sistēmu, piešķiriet numurus katram failam un sakārtojiet numurus secīgā secībā. Failiem cilvēkiem ar tādu pašu nosaukumu nebūs dubultu virsrakstu, kā alfabētiskā sistēmā. Šī sistēma piedāvā arī labāku failu konfidencialitāti, jo nevienā failā nav redzams neviens vārds un tas darbojas labi, apstrādājot lielu failu apjomu. Tā vietā, lai piešķirtu numurus numuram, izmantojiet hronoloģisko sistēmu, kas datnes sakārto pēc kārtas.
Terminālu ciparu reģistrācijas sistēma
Lietojot termināļa ciparu reģistrāciju, piešķiriet secīgos secībā failu numurus, bet iesniedziet tos saskaņā ar pēdējiem diviem cipariem. Ancom sniedz piemērus, kā atrast failu ar numuru 17234. Vispirms dodaties uz failu sistēmas 34 sadaļu, pēc tam meklējiet šīs sadaļas 72 apgabalu un beidzot meklēt failu 1. Šī sistēma darbojas labi, saglabājot vairāk nekā 10 000 failu.
Burtciparu reģistrācijas sistēma
Izmantojiet burtus un ciparus, lai organizētu burtciparu kartotēkas failus. Piemēram, izmantojiet divus burtus, lai norādītu valsti, kurā klients dzīvo, kam seko numurs, lai apzīmētu viņa konta numuru. Tas ļauj vieglāk prezentēt, kad nepieciešams izvilkt lielu daudzumu failu no tās pašas vietas.
