Līdzekļu vākšanas notikumi sākas ar maziem sociālajiem un tematiskajiem pasākumiem līdz publiskiem pasākumiem. Saskaņā ar P. Burke Keegan, "Fundomising for Nonprofits" autors, pirms pasākuma plānošanas jums ir jāspēj identificēt 50 procentus no saviem apmeklētājiem par mazu, privātu vākšanu. Par ekstravaganālu, 35% darīs, viņš saka. Lai gan paziņojumā dokumentā visi dalībnieki ierodas parka publiskā pasākumā, notikumiem, kuriem nepieciešama liela finansiāla saistība vai ierobežots viesu saraksts, ir nepieciešams personisks uzaicinājums, lai nodrošinātu šīs pamatgrupas apmeklēšanu.
Izvēlieties formātu. Rezervējiet detalizētus vairāku lappušu vēstules potenciālajiem notikumu sponsoriem vai galvenajiem donoriem. Faktiskajam viesu sarakstam galvenais mērķis ir indivīda vai pāru klātbūtne pasākumā. Atlasiet drukātu vai iegravētu vienreizēju karti visformālākajiem notikumiem. Gadījuma apģērbu gadījumā pietiek ar drukātu vēstuli.
Atveriet uzaicinājumu ar sveicienu vai paziņojumu par iekļaušanu. Lai saņemtu vēstuli, adresējiet uzaicinājumu, izmantojot personas sociālo nosaukumu, piemēram, Dr, Mr, Ms vai Miss. Ja uzaicinājums nav personalizēts, atsakieties no personas adreses un sāciet ar organizācijas ziņojumu. Piemēram, "Widget Collector's Foundation sirsnīgi aicina Jūs apmeklēt galvu zem zvaigznēm."
Izstrādājiet notikuma detaļas. Definējiet pasākuma formātu un mērķi, piemēram: "Oficiāla vakariņas ar ieņēmumiem, kas gūst labumu no WCF Outreach Program." Uzaiciniet saņēmēju ar ziņām par slavenību, kas piedalās kā ceremoniju kapteinis vai galvenais runātājs.
Iekļaujiet laiku, datumu un atrašanās vietu. Pieprasījuma dalībnieki atbild uz konkrētu brīvprātīgo vai labdarības darbinieku vai īpašu e-pasta adresi.
Uzskaitiet reģistrācijas maksu. Norādiet, vai tas tiek novērtēts katrai personai, pusei, galdam vai komandai. Paziņot par atlaidēm, kas novērtētas, lai iegūtu papildu biļetes.
Pievienojiet vietas galveno numuru, lai zaudētie dalībnieki notikuma dienā varētu noskaidrot norādījumus. Precizējiet numura mērķi. Piemēram, uzrakstiet: "Tikai norādījumiem". Varat arī izdrukāt nelielu karti vēstules otrā pusē vai ielikt nelielu kartes ieliktni ielūguma kartē.
Aizveriet ar āķi. Rallijs uzaicina piedalīties ar pēdējo pamatu. Atgādiniet viņiem, kāpēc pasākums ir svarīgs. Piemēram, "Saglabājiet suņus Orange County kopā."
