Efektīva biznesa ziņojuma rakstīšanai ir vairākas pazīmes. Piemēram, vadītājiem jāiesniedz savi ziņojumi iepriekš, lai tie ietvertu visu nepieciešamo informāciju. Turklāt vadītājiem jāizskaidro īpaši termini vai vārdi, kas ir ārpus tipiskā lasītāja zināšanu bāzes. Tomēr pieci galvenie raksturlielumi mēdz uzsvērt visefektīvākos biznesa ziņojumus.
Pilnīgums
Ziņojumam jābūt pilnīgam par to, ko viņi cenšas nodot. Labākais veids, kā nodrošināt pilnīgu ziņojuma rakstīšanu, ir pārliecināties, ka jūs aptverat visus savus mērķus. Piemēram, mārketinga pētījumu ziņojuma mērķi var būt klientu apmierinātības līmeņa noteikšana ar produktiem, cenām un klientu apkalpošanu. Turklāt jūsu mērķis var ietvert, kāpēc daži klienti ir pārtraucuši iegādāties jūsu produktus vai pakalpojumus. Tipiska biznesa pārskata struktūra ietver ievadu, struktūru un secinājumus. Jums jāiekļauj arī kopsavilkums vadītājiem vai kolēģiem, kuriem ir tikai laiks, lai skenētu jūsu ziņojuma rezultātus. Izmantojiet aizzīmju punktus savā kopsavilkumā un iezīmējiet tikai svarīgākos punktus vai secinājumus.
Precizitāte
Jūsu ziņojumiem vienmēr jābūt precīziem, norādot faktus vai skaitļus. Piemēram, mārketinga vadītāji savos pārskatos var vēlēties sadalīt finanšu informāciju. Finanšu menedžeris var sniegt mārketinga izpētes vadītājam tirdzniecības un peļņas ceturkšņa datus divos dažādos gados. Tirdzniecības pētījumu vadītājam ir pienākums precīzi ziņot par šiem pārdošanas un peļņas rādītājiem, iekļaujot tos ziņojumā. Līdzīgi, jums būs jāatbalsta daži no jūsu paziņojumiem ar atsaucēm. Līdz ar to jums ir jāpārliecinās, ka pirms jebkādu atsauču uz tiem pilnībā saprotat cita autora paziņojumus.
Vienkāršās valodas lietošana
Jūsu ziņojumā iekļautajam ziņojumam jābūt vienkāršam, saskaņā ar tīmekļa vietni Uzņēmējs. Jums vajadzētu rakstīt savus ziņojumus tā, it kā jūs adresētu kādu, kam ir augstākā izglītība. Izmantojiet vienkāršus vārdus un paskaidrojumus abstraktām idejām vai tēmām. Pārvaldniekam arī jāizvairās no tehnisko terminu lietošanas, adresējot auditorijas dalībniekus no ārpuses. Piemēram, mārketinga izpētes profesijām būtu jāizmanto tādi vārdi kā "vairākkārtēja izvēle" un "aizpildīšana", nevis "atklātu" un "slēgtu" tirdzniecības pētījumu jēdzienu vietā. Tāpat arī glabājiet teikumus īsi un līdz punktam.
Pareiza pareizrakstība, pieturzīmes un verbums
Vienkārši nav attaisnojuma ziņojumiem ar pareizrakstības vai gramatikas kļūdām. Vienmēr izmantojiet savus pārskatus, izmantojot pareizrakstības pārbaudītāju datorā. Palūdziet kādam citam pārbaudīt jūsu ziņojumu par iespējamām gramatiskām kļūdām vai nepareizu verbju laika lietošanu. Pārliecinieties, ka visu ziņojumu pareizajās vietās ir iekļautas komatus, periodus, jautājumu zīmes un izsaukuma zīmes.
Izmantot aktīvo balsi
Aktīva balss ļauj rakstīt ar autoritātēm savos ziņojumos, nevis pasīvā balsī. Izmantot tādus vārdus vai frāzes kā izpildīti, pārvaldīti un aptaujāti, nevis to pasīvie kolēģi: izpildīšana, pārvaldīšana un apsekošana. Izmantojiet vārdus, kas beidzas ar “ed”, jo tie ir aktīvāka balss.
