Projekta vadības ziņojumi sniedz progresa informāciju par konkrētu projektu. Tos parasti raksta projekta starpposma mērķos, bet klients vai vadītājs to var pieprasīt jebkurā laikā. Projekta vadības ziņojumi ir svarīgi, jo tie ļauj projekta vadītājam novērtēt progresu, salīdzinot to ar sākotnējo plānu. Tas ļauj vadītājam sazināties un izskaidrot visas ieinteresētās personas par visām izmaiņām, kavējumiem, problēmām un pozitīviem. Projektu vadības ziņojumiem nav jābūt gariem, bet tiem jāattiecas uz visiem projekta aspektiem.
Sniedziet projektu identifikācijas informāciju: projekta nosaukums, projekta numurs (ja tāds ir), klienta vārds, kontaktpersonas, ja klients ir uzņēmums vai organizācija, projekta sākuma datums un adrese, kurā projekts tiek izpildīts, ja nepieciešams. Norādiet arī projekta vadītāja (PM) nosaukumu, tās personas vārdu, kurš raksta ziņojumu, ja autors ir kāds cits, nevis PM, un datums, kurā ziņojums tiek rakstīts.
Uzskaitiet to pušu vārdus, kuriem tiks izplatīts projekta vadības ziņojums. Iekļaujiet visus darbuzņēmējus, darbiniekus, uzraugus vai klientu kontaktus, kas saņems ziņojuma kopiju. Saraksta apakšdaļā iekļaujiet “File”, lai norādītu, ka ziņojuma kopija ir ievietota projekta failā.
Novērtējiet pašreizējo projekta apjomu salīdzinājumā ar sākotnējo projekta apjomu. Ņemiet vērā visas veiktās izmaiņas un iekļaujiet tās puses vārdu, kura pieprasīja izmaiņas, un tās puses vārdu, kura apstiprinājusi izmaiņas.
Novērtējiet pašreizējo projekta laika grafiku pret plānoto laika grafiku. Izskaidrojiet jebkādus kavējumus vai ieguvumus un norādiet, kā tie ietekmēs kopējo grafiku. Norādiet, vai kavējumi ir atrisināti vai nav atrisināti. Lai atrisinātu neatrisinātos kavējumus, izskaidrojiet plānu, kā pārvarēt šo problēmu, un norādiet, kad esat paredzējis atrisināt šo problēmu. Ja pabeigšanas datums ir mainījies, norādiet jaunu beigu datumu.
Salīdziniet pašreizējo budžetu ar sākotnējo budžetu. Apsveriet abas izmaksas (summu, ko pārdevējs maksā darbam un materiāliem, lai pabeigtu projektu), un cenu (ko klients maksās pēc projekta pabeigšanas). Neaizmirstiet iekļaut izmaiņas izmaksās vai cenās, ko izraisa izmaiņas. Ja nepieciešams, pievienojiet atjauninātu projekta budžetu.
Salīdziniet pašreizējo riska vidi ar sākotnējo riska novērtējuma veidlapu. Norādiet, kuri riski ir novērsti un kas joprojām ir. Uzskaitiet visus jaunos riskus, kas radušies kopā ar to iespējamo budžetu un ietekmi uz laiku. Piedāvājiet plānu, lai izvairītos no jauniem riskiem vai reaģētu uz tiem.
Pierakstiet dokumentu. Ja dokuments ir vairāk nekā viena lappuse, katras lapas sākums. Dažas uzņēmuma procedūras prasa arī, lai vadītājs un / vai klients pierakstītos uz visiem projekta vadības ziņojumiem.
Padomi
-
Neaizmirstiet iekļaut labās ziņas! Ziņojumā iekļauj visus izmaksu un laika ietaupījumus.
Dokumentējiet piegādātāja kļūdas, kas ietekmē laika grafiku vai budžetu. Iespējams, jūs varēsiet atmaksāt piegādātājus par zaudēto laiku vai naudu.
