Debetzīmes un rēķini tiek izmantoti grāmatvedības procesā, lai palīdzētu uzņēmumiem izsekot pārdošanai. Lai gan debetzīmēs ir iekļauti debitoru parādi, rēķini galvenokārt attiecas uz pabeigtiem pārdošanas darījumiem, kuros nauda jau ir mainīta. Neatkarīgi no tā, vai tiek izmantots debeta paziņojums vai rēķins, ir svarīgi, lai dokumentā tiktu iekļauta visa atbilstošā informācija, lai to varētu izmantot grāmatvedības procesā nākotnē.
Parādzīmē
Debeta paziņojums ir paziņojums, kas nosūtīts klientam, lai brīdinātu viņu par iepriekš apmaksātu summu. Uzņēmumi var izmantot debeta paziņojumu kā priekšteci, lai nosūtītu nokavētos kontus uz kolekcijām, jo brīdinājums, ka konts gatavojas kavēties, vai atgādināt klientam par atlaidi priekšlaicīgai samaksai.
Rēķins
Rēķini tiek izmantoti pārdošanas darījumu reģistrēšanai. Piemēram, ja uzņēmums atrodas izstādē vai konferencē un veic pārdošanu, pircējs un uzņēmums saņem rēķina kopiju, lai abas puses zinātu, kas tika pārdots, kad un cik daudz. Rēķini ir iekļauti arī ar pārdošanas vienībām, kas tiek piegādātas klientiem.
Atšķirības
Debeta paziņojums ir informācija par pagātnes darījumu, kas paliek neapmaksāts, savukārt rēķinā tiek reģistrēts pabeigts pārdošanas darījums. Debetzīmes balstās uz debitoru kontiem, bet rēķini tiek izmantoti pārdošanai, par kuru jau ir veikti maksājumi.
Lietošanas piemēri
Ja klienta konts ir nokavēts, uzņēmums var nosūtīt klientam debeta paziņojumu, lai atgādinātu viņam par konta uzraudzību. Piezīmei jāietver iegādātā prece vai posteņi, pirkuma datums, pirkuma cena, sākotnējais maksājuma termiņš un jebkādas finanšu izmaksas, kas varētu būt piemērotas iepriekšējam kontam. Rēķina piemērs ir, kad tiek veikta pārdošana un klients pieprasa detalizētu kvīti. Rēķinā ietilpst iegādātā prece, pārdošanas cena, pārdošanas datums un maksāšanas veids.
