Pateicoties pastāvīgajai tehnoloģiju attīstībai, viena no jaunākajām tendencēm 21. gadsimtā ir bijis tā saucamais elektroniskais birojs. Elektronisks birojs faktiski nav pilnīgi bez papīra, bet drīzāk izmanto minimālo papīru un pārveido pēc iespējas vairāk dokumentācijas uz digitālo formu. Elektroniskajam birojam ir gan priekšrocības, gan trūkumi, un abas šīs organizācijas ir jāapsver, ņemot vērā pāreju no parastās uzskaites.
Kompakts un efektīvs
Digitālie faili prasa daudz mazāk fizisku telpu nekā papīra failus, un tos ir daudz vieglāk organizēt. Turklāt arhivētos digitālos failus ir daudz vieglāk piekļūt nekā arhivētie papīra faili. Digitālos failus var viegli koplietot daudzu lietotāju vidū un piekļūt no attālām vietām, uzlabojot darba efektivitāti.
Envionmentally Conscious
Mazāk papīra failu ir mazāk papīra, kas tiek izmantots kopijām un vispārējai uzskaitei. Šis faktors vairumā gadījumu padara elektronisku biroju videi nekaitīgāku. Tiešsaistes žurnālos un citās publikācijās digitālā izdevējdarbība nozīmē tintes likvidēšanu, kas satur smagus metālus, šķīdinātājus un citas videi kaitīgas vielas.
Programmatūras un aparatūras problēmas
Elektronisks birojs ir tikai tikpat efektīvs kā programmatūra un aparatūra, ko izmanto ierakstu glabāšanai, ļaujot strādāt darbiniekiem. Programmatūras kļūdas un iekārtu bojājumi var izraisīt lielus traucējumus elektroniska biroja darbībā. Bažas rada arī papīra biroja programmatūras un aparatūras uzturēšana; informācijas tehnoloģiju (IT) darbinieki vai konsultanti bieži vien ir nepieciešamība, kā arī tehniskie darbinieki, lai regulāri apkalpotu aparatūru.
Datu ievades kļūdas un mācīšanās līknes
Tāpat kā ar jebkuru pāreju, pāreja uz elektronisku biroju bieži vien ir saistīta ar mācīšanās līkni, jo īpaši biroja vidē, kurā darbinieki jau nav datorizēti. Datu ievades kļūdas var būt dārgas un var radīt lielas problēmas. Turklāt datu ievadīšanas un reģistrēšanas kļūdas var novest pie nepareizas ierakstu klasifikācijas, padarot to grūti vai neiespējamu atrast vēlāk.
Drošības problēmas
Digitālie ieraksti var būt neaizsargāti pret nesankcionētu piekļuvi, vai nu izmantojot hacking vai personāla drošu drošību. Jo īpaši ar konfidenciāliem juridiskiem un medicīniskiem dokumentiem datu zudums var radīt būtisku atbildību iesaistītajam uzņēmumam, jo īpaši, ja ir notikusi nolaidība. Digitālo ierakstu iznīcināšana rada īpašas grūtības, jo īpaši kopīgā tīkla vidē. Vienkārši izdzēšot failu, pilnībā neizdzēš digitālo ierakstu, tāpat kā dokumenta ievietošana miskastē nevar liegt kādam citam noņemt šo dokumentu vēlāk.
