Datorizētās grāmatvedības sistēmas ir pieaugušas tik bieži, ka ir jēga iedomāties mūsdienīgas alternatīvas, kas balstītas tikai uz rokraksta grāmatām un vecās skolas papildināšanas mašīnām. Bet tas ir viegli kļūt par pārmērīgu atkarību no datorizētas uzskaites. Pirms ienirt dziļāk tehnoloģiju risinājumos, apsveriet iespējamās nepilnības, kas ļauj mašīnai un programmatūrai saglabāt visus jūsu datus un aprēķināt būtiskas skaitliskās attiecības.
Informācijas kvalitāte
Informācijas kvalitāte, ko nodrošina datorizētā grāmatvedības sistēma, ir atkarīga no ievadītās informācijas kvalitātes. Jūs varat ievadīt katru pārbaudi, saņemšanu un rēķinu QuickBooks, bet, ja neesat izveidojis savu QuickBooks kontu shēmu, lai precīzi atspoguļotu jūsu uzņēmuma sarežģītību, jūsu centieni sniegs tikai daļēju vai neatbilstošu informāciju. Piemēram, ja jūsu uzņēmums strādā ar vairākiem kontu veidiem, piemēram, tiešsaistes mazumtirgotājiem, ķieģeļu un javu veikaliem un tiešo pārdošanu klientiem, jūsu grāmatvedības dati nebūs īpaši nozīmīgi, ja vien jūs nevēlaties sekot šīm kategorijām atsevišķi.
Cilvēka elements
Lai gan datorizētās grāmatvedības sistēmas izmanto tehnoloģiju, lai aprēķinātu summas un uzglabātu informāciju, šie dati jāievada cilvēkiem, un šie cilvēki ir jāapmāca. Personāla apmācība programmatūras programmās var būt dārga, un zināšanas regulāri jāatjaunina, jo mainās datorizētās grāmatvedības sistēmas, dažreiz katru gadu. Kļūdas notiek daudzos mācīšanās līknes posmos, un datorizēta sistēma ar formulām, kas balstās uz viena otru, visticamāk, sajauc šķietami vienkāršas kļūdas, un problēmas avots ir vēl grūtāk atrast.
Tehnoloģiju izmaksas
Praktiski katrs datorizētās grāmatvedības sistēmas aspekts ir dārgs. Datori ir eksponenciāli dārgāki nekā papīra virsgrāmatas, un jūsu grāmatvedības datiem nepieciešamā programmatūra pievieno papildu izdevumus, kas bieži ir jāatjauno vai jāatjaunina katru gadu. Iespējams, ka jums būs jāizdara līdzekļi remontam vai jāapgūst profesionāļi apmācībai, pielāgotai programmatūrai vai atšķetināt īpaši sarežģītus neveiksmes.
Drošība un pastāvīgums
Datorizētas grāmatvedības sistēmas ir neaizsargātas pret kiberdrošības jautājumiem. Uz mākoņiem balstītas sistēmas jūsu uzņēmuma informāciju glabā attālināti, kur to var hacked. Jūsu sistēma var būt inficēta ar vīrusu, kas iznīcina vai bojā informāciju. Datori arī crash periodiski, tāpēc, ja vien jūs neesat īpaši rūpīgi par failu dublēšanu, jūs varat zaudēt daudzas stundas darbu. Tātad, lai gan datorizētās grāmatvedības sistēmas organizē informāciju un veic ātru un efektīvu aprēķinu veikšanu, tās var radīt nepatiesu drošības sajūtu. Apakšējā līnija ir tā, ka tās nekad nevar pilnībā stāvēt uz tiešām zināšanām par sistēmām vai pirmās rokas zināšanas par jūsu operācijas detaļām.
