Grāmatvedība ir svarīga uzņēmējdarbībai kā veids, kā dokumentēt finanšu darbību un mācīties no šiem numuriem. Jūsu uzņēmumam ir nepieciešama pamata grāmatvedība, lai ziņotu par ienākumiem no nodokļu veidlapām un sekotu līdzi jūsu bankas kontiem un no tiem. Tomēr grāmatvedības informācija sniedz vērtīgu ieskatu operācijās, parādot tendences un iespējas, kas var palīdzēt padarīt jūsu uzņēmumu izdevīgāku. Nodokļu pārskatu sniedzēji pieprasa, lai jūs saglabātu grāmatu minimālo līmeni, kas seko ienākumiem un izdevumiem. Bet, ja jums ir interese un ieinteresētība, jūs varat veikt savus grāmatvedības procesus pilnīgi citā līmenī un izmantot tos, lai izveidotu viedāku un finansiāli dzīvotspējīgāku biznesu.
Grāmatvedības uzņēmumu veidi
Ienākumu un izdevumu izsekošana: Jūsu uzņēmumam ir jāaizpilda nodokļu veidlapas, pamatojoties uz bruto ieņēmumiem un neto ienākumiem. Valsts un vietējie akcīzes nodokļi tiek aprēķināti procentos no ieņēmumiem. Pilsētas, valsts un federālie ienākuma nodokļi balstās uz jūsu tīro peļņu, atņemot atskaitāmos izdevumus no bruto ieņēmumiem. Lai pareizi aprēķinātu šīs summas, jūsu uzņēmumam ir jāpārbauda un jāapkopo bruto ieņēmumi, kas ir pamats ieņēmumu skaitam, un jāpievieno visi izdevumi kā pamats uzņēmējdarbības atskaitījumiem. Ziņojot par bruto ieņēmumiem, jums būs jāsadala ieņēmumi kategorijās, piemēram, vairumtirdzniecībā un mazumtirdzniecībā. Aprēķinot neto peļņu no ienākuma nodokļiem, izdevumi būs jāsadala arī kategorijās, piemēram, materiāli, algas, īre, komunālie maksājumi un auto izdevumi.
Algas uzskaite: Papildus tam, lai aprēķinātu, cik daudz katram darbiniekam jāmaksā, pamatojoties uz algām un nostrādāto stundu skaitu, jūsu uzņēmumam ir arī jāatsakās no sociālās apdrošināšanas, medicīnas un ienākuma nodokļiem, ko jūsu darbinieki ir parādā, kopā ar atbilstošām darba devēja iemaksām sociālajai drošībai un Medicare. Jums būs jāmaksā arī bezdarba apdrošināšana un rūpnieciskā apdrošināšana jūsu valsts fondos, pamatojoties uz to, cik daudz jūsu darbinieku strādā un cik daudz viņi nopelna. Jūsu uzņēmumam būs nepieciešama visaptveroša un mūsdienīga algu uzskaites sistēma, lai sekotu šiem skaitļiem un samaksātu visus algu nodokļus un visus algu nodokļa pārskatus, kad tie ir jāmaksā.
Naudas plūsmas uzskaite: Jūsu grāmatvedības sistēmai būtu jāietver arī līdzekļi, lai izsekotu skaidras naudas pieejamību un nepieciešamību. Ja izmantojat uz naudu balstītu grāmatvedības sistēmu, jūsu iknedēļas un mēneša dati sniegs jums pietiekami labu priekšstatu par to, cik daudz jums ir ienākuši un iziet. Ja izmantojat uzkrāšanas sistēmu, jūs varat reģistrēt pārdošanu kā ieņēmumus, pirms esat par to samaksājis, tāpēc jums ir nepieciešams cits veids, kā uzraudzīt skaidras naudas pieejamību. Neatkarīgi no tā, vai izmantojat naudas vai uzkrājumu sistēmu, jūsu naudas plūsma var arī tieši nesaistīt ar jūsu paziņotajiem ienākumiem un izdevumiem, ja jūs atmaksājat aizdevumus, vai arī, ja esat nolietojis jau nopirkto aprīkojumu.
Bilances: Bilance ir jūsu finanšu tēla momentuzņēmums konkrētā brīdī. Tas ietver informāciju par to, kas jums pieder un ko esat parādā. Jūsu aktīvu sarakstā būs nauda bankā, iegādātā iekārta, no kuras atskaitīta tā amortizētā summa, un debitoru parādi vai summas, kas jums ir jāmaksā par jau veikto pārdošanu. Jūsu bilances saistību saraksts ietvers atlikumus par aizdevumiem un kredītkartēm, kā arī uzkrātos īsāka termiņa parādus, piemēram, parādus un neizpildītos komunālos maksājumus. Atņemot savas saistības no saviem aktīviem, jūsu bilance parāda jūsu uzņēmuma pašreizējo neto vērtību. Kad laika gaitā izveidojat bilances, jūs varat redzēt, kā jūsu ieņēmumi un izdevumi ir bijuši, un radīja bagātību vai parādu.Bilance arī parāda, cik daudz no jūsu neto vērtības ir likvīds, un cik daudz tiek piesaistīti aktīvos, kas nesniedz viegli pieejamu naudu.
Darbības pārskati: Papildus grāmatvedības pārskatiem, kas jūsu uzņēmumam ir jāpabeidz nodokļu aģentūrām un aizdevējiem, varat izveidot pielāgotus pārskatus, kas izseko visu, sākot no produkta vērtības, ko jūsu līnija ražo stundā, līdz pārdošanas datiem par katru no jūsu pārdošanas apjomiem personāls. Šie skaitļi ir ļoti svarīgi stratēģisku lēmumu pieņemšanai. Tie var palīdzēt jums noteikt, kuri jūsu biznesa aspekti dod vislielāko peļņu, un tie ir vislielākā vērība. Viņi var arī pievērst jūsu uzmanību grūtībām, kuras var novērst, piemēram, ražošanas aspektiem, kas aizņem pārāk ilgu laiku un izmaksā pārāk daudz.
Kā uzņēmumi var veikt grāmatvedību
Jūsu uzņēmums var vai nu veikt grāmatvedības uzskaiti savā uzņēmumā, vai arī pieņemt darbā ārēju speciālistu. Daudzi uzņēmumi izmanto šo divu metožu hibrīdu, kuru iekšējie darbinieki veic dažus uzdevumus, piemēram, pamata grāmatvedību, un pēc tam slēdz līgumu ar ārējo grāmatvedi, lai pabeigtu ikgadējos nodokļus.
Iekšējā grāmatvedība sniedz labumu, ja ir kāds, kas padziļināti zina jūsu biznesu, ierakstot savus ieņēmumus un izdevumus. Grāmatvedis, kas ir dziļi iesaistīts jūsu uzņēmumā, varēs identificēt un kategorizēt vienumus par ieņēmumiem, nosakot, vai tie ir materiāli, kas iekļauti jūsu pārdoto preču vai piegāžu izmaksās, kas nepieciešamas aizkulisēm. Tomēr iekšējam grāmatvedim var nebūt profesionālās zināšanas, ko ārpuse var sajaukt. Šīs zināšanas ir noderīgas tādu sistēmu izveidei kā jūsu sākotnējā grāmatvedības iestatīšana, kā arī nianses, piemēram, izdevumi, kas nav likumīgi atskaitāmi.
Ārējais grāmatvedis var sniegt pieredzi un perspektīvu jūsu uzņēmuma grāmatvedības procesiem. Kā profesionālis šis grāmatvedis, iespējams, ir redzējis dažādu uzņēmumu grāmatas un var parādīt, kā atjaunināt savas sistēmas, lai tās sniegtu nepieciešamo informāciju, un to var saprast citi profesionāļi, piemēram, baņķieri un nodokļu revidenti. Tomēr ārējs var nedarboties tik labi kā iekšējās informācijas sniedzējs, lai saprastu, kā jūsu bizness darbojas un kāda informācija jums var būt noderīga. Piemēram, jūsu grāmatvedis, iespējams, nesapratīs krājumu veidus, ko jūs veicat no tirgotāja viedokļa. Tomēr informācija par to, kā dažādas preču kategorijas pārvietojas, var būt ļoti svarīga, lai precīzi pielāgotu pirkumu.
Grāmatvedības programmatūras veidi uzņēmumiem
Tiešsaistes grāmatvedības programmatūra: Tiešsaistes grāmatvedības programmas sniedz jums iespēju sinhronizēt jūsu grāmatvedības sistēmu ar jūsu bankas kontiem. Šī pieeja atvieglo darījumu ievadīšanu, vienkārši atrodot tos jūsu bankas plūsmās un pēc tam noklikšķinot uz labajām pogām. Šī funkcija mazina iespēju, ka jūs izlaidīsiet izdevumus, kā jūs varētu, ja sākat ar papīra kvītīm un zaudējat. Izmantojot tiešsaistes grāmatvedības programmatūru, varat piekļūt savai grāmatvedības programmai no jebkura datora, nevis izmantot savu darbvirsmu. Tomēr tiešsaistes grāmatvedības programmas aizņem vairāk laika nekā darbvirsmas versijas, lai apstrādātu katru darījumu, un šoreiz tas palielinās, kad veicat desmitiem ierakstu. Arī ieņēmumu un banku plūsmu saskaņošanas prakse var būt lēna un apgrūtinoša, un šis solis ir nepieciešams, ja viens pirkums ietver preces vairākās kategorijās, piemēram, materiālos un piegādēs. QuickBooks ir populārākā un visaugstāk novērtētā tiešsaistes grāmatvedības programmatūra. Xero ir augsti novērtēts Mac lietotājiem, un Zoho darbojas īpaši ļoti maziem uzņēmumiem.
Desktop grāmatvedības programmatūra: Lai gan tiešsaistes grāmatvedības programmas arvien vairāk popularizējas, darbvirsmas versijas joprojām piedāvā priekšrocības daudziem lietotājiem. Jūs varat iegādāties darbvirsmas grāmatvedības programmu ar vienreizēju pirkumu, savukārt tiešsaistes programmas iekasē ikmēneša maksu. Lietojot darbvirsmas programmu, visa jūsu informācija ir pieejama jūsu datorā, nevis atrodas mākonī, kur tā ir neaizsargāta pret drošības jautājumiem un plaši izplatītām sistēmas kļūmēm. Darbvirsmas grāmatvedības sistēmas parasti ir daudz vienkāršākas nekā uz mākoņiem balstītas sistēmas, tādējādi vieglāk atrast un identificēt kļūdas un pretrunas. Sakarā ar to relatīvo vienkāršību, darbvirsmas sistēmas ir vieglāk pielāgojamas jūsu uzņēmuma individuālajām vajadzībām.
Individuālās un manuālās uzskaites sistēmas
Jums tiešām nav nepieciešama grāmatvedības programmatūra, ja jūsu uzņēmums ir mazs un jūsu vajadzības ir vienkāršas. Jūs varat veidot izklājlapas ar Excel vai Google lapām, kas palīdz izsekot un pievienot mainīgos lielumus, kas jums jāzina, piemēram, kategorizēti izdevumi un nepārtrauktie ieņēmumi. Šīs programmas palīdzēs jums saglabāt un organizēt jūsu informāciju jebkādā veidā, kas ir jēga jūsu uzņēmumam, un vietējās izklājlapas padara pilnīgi likumīgas grāmatvedības sistēmas tik ilgi, kamēr tās jums pastāstīs, kas jums jāzina, lai samaksātu savus nodokļus un saprastu savas darbības. Piemēram, varat izveidot algu sistēmu, kas reģistrē stundas, kas tērētas konkrētiem uzdevumiem, piemēram, ražošanai. Pēc tam jūs varat izmantot šos skaitļus, lai aprēķinātu vidējo dolāra vērtību produktam, kas ražots uz vienu ražošanas stundu, un jūs varat skatīties, kā šis skaitlis katru nedēļu mainās.
Bet jums nav pat nepieciešams dators, lai veiktu uzņēmējdarbības uzskaiti. Tas ir pilnīgi likumīgi, lai saglabātu rokrakstus, jo uzņēmumu īpašnieki ir darījuši gadsimtiem ilgi. Biroja preču veikali pārdod grāmatvedības grāmatas ar atbilstoša lieluma kolonnām, un jūs varat tos izmantot, lai uzskaitītu un kategorizētu ienākumus un izdevumus. Izmantojot manuālo grāmatvedības sistēmu, jums ir jāpievieno visi skaitļi ar roku, kas ievērojami palielina grāmatvedības laiku. Tomēr manuālās uzskaites sistēmas nav neaizsargātas pret datoru traucējumu veidiem un zaudēto datu riskiem, kas rodas datorizētajās sistēmās. Taisnība, jūsu māja var nodegt, un jūs varētu zaudēt savu virsgrāmatu, bet aparatūras kļūmes ir ievērojami biežākas nekā mājas ugunsgrēki.
Vienreizēja ieeja pret divkāršu ierakstu
Ja jūsu bizness ir mazs un salīdzinoši vienkāršs, varat izvēlēties arī vienu un divkāršu grāmatvedību. Viena ieraksta sistēma vienkārši izseko, ko esat iztērējis un nopelnījis, un atbilst šīm summām. Ja lietojat ar roku rakstītu virsrakstu vai esat izveidojis savas izklājlapas, visticamāk, izmantojat vienreizēju grāmatvedību. Divkāršā ieraksta sistēma sinhronizē jūsu grāmatvedības informāciju ar jūsu bankas kontiem un citu informāciju, kas attiecas uz jūsu bilanci. Katru reizi, kad atzīmējat, ka jūsu uzņēmums ir guvis ieņēmumus, jūs (vai jūsu grāmatvedības programmatūra) izveidosiet atbilstošu ierakstu, kurā parādīsies, kur šī nauda parādās jūsu uzņēmumā, piemēram, konkrētā bankas kontā. Tāpat ikreiz, kad maksājat par izdevumiem, divkāršā ieraksta sistēma parāda, kā jūsu uzņēmums ir iztērējis naudu. Nav juridiskas prasības, ka jums jāuztur divkārša ieraksta grāmatvedības sistēma, bet, ja jūs glabājat vienreizējas grāmatas, jums jāizstrādā veids, kā salīdzināt un saskaņot jūsu grāmatvedības sistēmu ar jūsu apgrozāmiem aktīviem.
Pareizās grāmatvedības sistēmas izvēle
Nav grāmatvedības sistēmas, kas būtu piemērota katram uzņēmumam. Izvēloties uzņēmuma grāmatu iestatīšanas veidu, apsveriet, kāda veida informācija jums visvairāk nepieciešama, un kādi resursi ir paredzēti, lai to iegūtu. Ja jūs ienīstat darbu ar cipariem un tikko jums ir jēga, nolīgt ārējo speciālistu, tomēr mēģiniet uzzināt tik daudz, cik jūs varat, lai saprastu saņemtos ziņojumus. Ja jums ir laiks un intereses, dariet pēc iespējas vairāk sava grāmatvedības. Jūsu apkopotā informācija būs atbilstoša un jēgpilna, un jūs iegūsit vērtīgu ieskatu par to, kā jūsu bizness var būt veiksmīgākais.
