Maksājamo kontu sērija ir process, kurā apkopo rēķinus, kas jāmaksā grupās vai partijās, un vienu ierakstu grāmatvedības dokumentos par visu rēķinu partiju, nevis atsevišķus žurnāla ierakstus katram saņēmējam. Sērija ir izplatīta metode žurnālu ierakstu samazināšanai, un tas palīdz grāmatvedības informācijas sistēmai darboties efektīvāk. Tomēr sērijveida procedūrām ir arī trūkumi.
Darījumu samazināšana
Galvenais ieguvums, veicot darījumus ar partijām, ir ierakstu samazināšana grāmatvedības sistēmā. Uzņēmumi ar lielu skaitu zemu dolāru vērtības darījumu var ātri redzēt tūkstošiem debeta un kredītu kontos. Šis sīki izstrādātais maksātāju virsgrāmatas līmenis nav nepieciešams un rada datorizētas grāmatvedības sistēmas apstrādes slogu. Veicot darījumus katru dienu vai reizi nedēļā, šis slogs tiek mazināts.
Revīzijas takas izveide
Ja darījumi tiek pakļauti katru dienu un maksājumi tiek veikti ar vadiem, grāmatvedības uzraudzītājiem ir vienkārši saskaņot ikdienas naudas izmaksas ar bankas izraksta naudas plūsmu, jo bankas pārskati bieži tiek uzskaitīti ikdienas darījumu kopsummā. Turklāt var veikt izlases veida apmaksātu rēķinu atlasi un izsekot partijām un bankas izrakstu, lai nodrošinātu reģistrēto summu pareizību.
Ātrā analīze
Darījumu ikdienas un iknedēļas partijas ļauj grāmatvežiem ātri analizēt maksājumu summu tendences dienā. Katra maksājumu partija ir vienāda laika vienība; izņēmumi ir viegli pamanāmi, uzrādot dienas partijas kopsummas un izmeklējot lielas vai zemas summas. Tomēr partiju sagatavošana apgrūtina individuālu nenormālu naudas plūsmu atklāšanu. Ja uzņēmums ir nobažījies par lieliem skaidras naudas maksājumiem, kas veikti bez atļaujas, uzraudzības iestādes var ieviest politiku, lai ietvertu dubultus parakstus ar lielām summām.
Saskaņošanas grūtības
Iespējams trūkums, kas saistīts ar debitoru parādu partiju, var būt grūtības samierināšanā. Ja uzņēmuma grāmatveži nav rūpīgi reģistrējuši darījumus, kas veido katru partiju, maksājumu saskaņošana var būt sarežģīta, ja ne neiespējama. Ja šis trūkums pastāv, darbiniekiem var būt viegli izdarīt krāpšanu vai piegādātājus, lai apstrīdētu, ka viņi ir saņēmuši maksājumu.
