Kā darba devējam ir jāzina valsts un federālie likumi, kas nosaka, kāda veida informācija ir jāsaglabā personāla datnēs. Daži nepieciešamie personāla dokumenti ietver personisko kontaktinformāciju darbiniekam, darba statusu, algas informāciju un informāciju par sniegumu.
Nodarbinātības informācija
Nodarbinātības informācija personāla datnē parasti ir nodarbinātības pieteikums vai jauns nomas dokuments. Dokumentā var būt arī darba piedāvājuma vēstules kopija, kas nosūtīta darbiniekam, un parakstīts darbinieka apliecinājums, kas apliecina, ka viņš ir saņēmis uzņēmuma darbinieku rokasgrāmatas kopiju. Lai gan darbinieka personāla lietā ir jāiekļauj dzimšanas datums pabalstu nolūkā, ir nelikumīgi iegūt šo informāciju, lai noteiktu, vai pieņemt darbā personu.
Darba statuss
Darba statuss ir juridiskā dokumentācija, kas pierāda, ka darbinieks var strādāt ASV. Darbinieka personāla failā kā darba statusa pierādījumam jāietver darbinieka sociālās drošības kartes kopija. Ja darbinieks nav Amerikas Savienoto Valstu pilsonis, jāiekļauj aizpildīta I-9 veidlapa (ne-ASV pilsonis, kas atbilst W-4 veidlapai), darbinieka pases kopija un darbinieka darba vīzas kopija. darbinieka personāla datnē.
Algas
Vēl viens personāla datnes galvenais komponents attiecas uz algu sarakstu. Darba devējam ir jāsaglabā jaunākā federālā W-4 nodokļu forma. Līdztekus W-4 veidlapai personāla datne var saturēt arī darblapu tabulas par samaksas periodiem, kuros darbinieks strādā. Ja darbinieks ir tiesiski iemaksāts no viņa algas, tiesu rīkojumam vai noteikuma kopijai jābūt arī personāla datnē.
Informācija par veiktspēju
Darbības novērtējums ir vēl viena neatņemama darbinieku personāla lietas sastāvdaļa. Tie var ietvert darbinieka profesionālo mērķu kopijas un darbinieka vadītāja vai vadītāja uzrakstītos darba novērtējumus. Vajadzības gadījumā personāla lietā ir arī jebkādi rājieni vai brīdinājumi, ko darbinieks saņem laikā ar uzņēmumu.
Valsts nodokļu informācija
Ja valstij, kurā jūs izmantojat savu uzņēmumu, ir valsts nodokļi, tad jums ir jāuztur W-4 veidlapa ieturējuma nodokļiem. Līdzīgi kā federālajai W-4 nodokļu veidlapai, valsts veidlapa ir jāatjaunina un jāuztur darbinieku personāla datnē kā rezerves ieraksts, lai pareizi atskaitītu no darbinieka algas, un IRS vai revīzijas gadījumā. valsts nodokļu aģentūra.
