Kad jūs atstājat balss pastu, ir svarīgi sevi pārstāvēt profesionāli. Ja vēlaties, lai to uztvertu nopietni, jums ir jāzina, kā pareizi atstāt ziņu, ko teikt un kā pārtraukt ziņu.
Kā atstāt balss pastu
Iespējams, jūs atstājat ziņojumu, kas pieprasa atzvanīšanu, tāpēc veids, kā jūs sevi prezentējat tālrunī, ietekmēs personas, kas zvana, iespēju. Pārliecinieties, ka jūs zināt, ko jūs vēlētos teikt, pirms jūs veicat telefona zvanu. Sāciet ar savu vārdu un uzņēmuma nosaukumu vai uzņēmumu, no kura zvanāt. Noteikti ievadiet savu tālruņa numuru divreiz, lai uztvērējam būtu pietiekami daudz laika, lai uzrakstītu numuru uz leju.
Ja jums ir unikāls nosaukums, ierakstiet to kā pirmo reizi norādot savu tālruņa numuru. Pat ja jūs esat nervozs, lēnām runājiet, it kā jūs rakstītu informāciju. Ātra saruna var sajaukt personu, kuru mēģināt sazināties. Balss pastam nevajadzētu būt garākam par 30 līdz 45 sekundēm. Nokļūstiet tieši pie sava zvana punkta.
Praktizējiet profesionalitāti, kad beidzat tālruņa ziņojumu
Lai gan ir labi nokļūt līdz telefona ziņojuma punktam, jūs nekad nevēlaties vienkārši pateikt savu vārdu, numuru un informēt personu, lai zvanītu atpakaļ. Ir vajadzīga plašāka informācija. Jums īsi jāapraksta, kāpēc jūs zvanāt. Pēc tam, kad esat atstājis savu informāciju, varat pastāstīt personai, kādu laiku jūs atradīsiet līdz brīdim, kad arī būsit viņam zināms, ka viņš var piezvanīt viņa ērtībām.
Atstājiet savu numuru ziņojuma beigās, pieprasot zvanu, bet arī pieminēt, ka jūs rīt mēģināsiet vēlreiz. Nekas neliecina par vairāk centību nekā mēģināt vēlreiz.
Vienmēr beidziet ar atzinību, piemēram, pateicoties paldies. Vēl viens veids, kā izbeigt zvanu, ir pateikt viņam, ka jūs zināt, ka viņš ir aizņemts, bet jūs novērtētu zvanu atpakaļ. Neatkarīgi no tā, kā izvēlaties pārtraukt balss pastu, pārliecinieties, ka smaidāt, kā jūs to sakāt. Mute, kas sagroza, ir atšķirīga, nekā smaidoša mute. Cilvēki var sajust, ja kāds ir laimīgs un smaidījis otrā rindā, tāpēc smaids, ja vēlaties lielāku atzvanīšanas iespēju.
Kā pārtraukt balss pasta apsveikumu
Izveidojot balss pasta sveicienu jūsu biroja slēgtajai balss pasta ziņai, izvairieties no pārspīlētajām frāzēm, piemēram, "Jūsu aicinājums ir man svarīgs." Sāciet savu apsveikumu, atvainojoties par to, ka jūs neatbildējāt par zvanu, norādiet paredzamo laika grafiku, kad zvanītāji var gaidīt atzvanīšanu un kaut ko citu, kas viņiem ir svarīgi. Saglabājiet savu sveicienu īsi un līdz vietai, lai jūsu zvanītāji varētu atstāt ziņu. Vidējais apsveikums ir apmēram 25 sekundes.
Balss pasta apsveikuma piemērs varētu būt, "Sveiki, Jūs esat sasniedzis (uzņēmuma nosaukums). Es atvainojos, ka es nokavēju savu zvanu. Lūdzu, atstājiet savu vārdu un labāko tālruņa numuru, uz kuru jūs varat piekļūt. 24 stundas. Paldies."
