Neatkarīgi no tā, vai esat vienas personas komanda vai pilntiesīgs uzņēmums, biroja procedūras un vadlīnijas ir lielisks veids, kā noteikt dažus pamatnoteikumus jūsu uzņēmumam. Tas ne tikai palīdz jums veikt ikdienas uzdevumus, bet arī var palīdzēt jūsu jaunajiem darbiniekiem, kad viņi sāk darbu, un jūsu dibinātajiem darbiniekiem, kad viņiem ir nepieciešams pārbaudīt administratīvos jautājumus.
Pamatnostādņu izveide un pieejamība
21. gadsimta biroja rokasgrāmatas izveide ir lieliska vieta, kur sākt. Biroja rokasgrāmatā jāiekļauj procesi un procedūras jūsu uzņēmuma svarīgākajiem aspektiem, kā arī jānorāda visi nozīmīgi punkti no federālajiem, valsts un vietējiem nodarbinātības likumiem. Iekļaut informāciju par atvaļinājuma politiku, nediskriminējošu politiku un darba ņēmēju kompensāciju.
Tajā var iekļaut arī uzņēmuma misiju, vīziju un pamatvērtības. Tie palīdz ikvienam uzņēmumam palikt uz ceļa un censties sasniegt to pašu mērķi. Tas var ietvert vadlīnijas darbinieku uzvedībai, apģērba kodam, smēķēšanai, darba laikam, atalgojumam, paaugstinājumiem un priekšrocībām. Padariet savu rokasgrāmatu pieejamu ikvienam darbiniekam, piedāvājot to gan tiešsaistē, gan drukājot. Dodiet kopiju visiem darbiniekiem un lūdziet, lai viņi paraksta apstiprinājuma vēstuli, kurā teikts, ka viņi ir izlasījuši vadlīnijas un saprot tos.
Tehnoloģiju ievērošana 21. gadsimta birojā
21. gadsimta birojā ir svarīgi integrēt tehnoloģiju jūsu vadlīnijās. Neatkarīgi no nozares, kurā strādājat, tehnoloģijai ir svarīga loma biroja procedūrās. Daudzas lietas tiek veiktas datoros un viedtālruņos. Izlemiet, vai jūsu uzņēmums ļauj izmantot biroja tehnoloģijas personisku iemeslu dēļ un kādi ir jūsu drošības pasākumi. Vai darbiniekiem ir atļauts izmantot savus tālruņus, kamēr viņi strādā? Izveidojot šādus noteikumus, jūs varēsiet izšķirt visas domstarpības, pirms tās notiks.
Vadlīniju izveide katrai lomai vai departamentam
Atkarībā no jūsu uzņēmuma, jūs varat izvēlēties izveidot procedūras katrai struktūrvienībai vai katrai uzņēmuma lomai. Piemēram, ja jums ir ražošanas nodaļa, to procedūras neapšaubāmi atšķirsies no jūsu pārdošanas nodaļas un mārketinga nodaļas. Ierakstot ikdienas procedūras katrai sava uzņēmuma jomai, jūs ātrāk palīdzēsit jauniem darbiniekiem un varēsiet vadīt pieredzējušus darbiniekus, kad viņi aizmirsīs, kā veikt noteiktu uzdevumu. Atsauces vieta arī palīdz jums sekot līdzi visam jūsu uzņēmumam. Daži biroji, kuriem ir vairāki darbinieki, var izvēlēties iekļaut organizatorisko shēmu, lai ikviens zinātu, kāda ir viņu loma uzņēmuma lielākajā attēlā.
Komunikācijas līniju saglabāšana
Jūsu vadlīnijas var atjaunināt ikreiz, kad ir jāiekļauj jauns svarīgs elements. Viņiem nav jābūt akmenī. Nodrošiniet, lai jūs regulāri sazinātos ar saviem darbiniekiem, pievienojot kaut ko biroja procedūrām vai biroja rokasgrāmatai. Turklāt visām jūsu biroja darbībām jābūt viegli pieejamām. Pārliecinieties, ka jūsu darbinieki zina, kur var vērsties pēc palīdzības, ja viņiem ir jautājums par atvaļinājuma laiku, mobilo telefonu izmantošanu, darbinieku kompensāciju vai kādu citu modernu biroja praksi.
