Daudzas preses pakas nonāk tieši pārstrādes tvertnē. Daži no šiem iepakojumiem vienkārši neredzēja lasītājus, bet citi bija tikai slikti. Pareiza preses paketes formatēšana palielinās iespējas, ka informācija tiks publicēta. Iepakojuma sūtīšana pa e-pastu arī palielina iespēju iegūt izdrukāto informāciju - ne tikai ātri iegūt informāciju, bet arī ļaujot materiālu viegli reproducēt.
Nosakiet savus mērķus, lai nosūtītu preses komplektu un pēc tam izpētītu ziņu organizācijas, kas varētu palīdzēt sasniegt šos mērķus. Redaktoriem ir ļoti maz laika, tāpēc nelietojiet to. Neliels papīrs Ohio, kas publicē tikai vietējās ziņas, nav ieinteresēts preses komplektā no Kalifornijas pasākuma. Ziņu stacija, kas koncentrējas uz finansēm, nav ieinteresēta preses komplektā par rock koncertu. Kad esat identificējis pareizos mediju portālus, meklējiet internetā vai zvanot uz organizāciju, ja iespējams, atrodiet redaktora e-pasta adresi un nosaukumu. Ja redaktora e-pasts nav pieejams, var izmantot vispārēju uzņēmuma e-pasta ziņojumu. Iepazīstieties ne tikai ar multivides kontaktligzdu, bet ar mediju izejas stilu. Jo tuvāk preses komplektam ir plašsaziņas līdzekļu organizācijas stils, jo labāk.
Rakstiet īsu paziņojumu (3 līdz 10 vārdus) par to, ko sūtāt e-pasta temata rindā. Ja iespējams, mēģiniet parādīt, kāpēc šī konkrētā mediju vieta būtu ieinteresēta informācijā. Piemēram, ja komplekts tiek nosūtīts uz lokāli fokusētu papīru, iekļaujiet notikuma vai uzņēmuma atrašanās vietu tematiskajā rindā.
Norādiet šo punktu uzreiz e-pasta ziņojumā un, ja iespējams, savienojiet šo galveno punktu ar plašsaziņas līdzekļa stilu un interesēm. Tas, ko jūs iekļausit e-pasta ziņojumā, atšķirsies atkarībā no tā, kas ir iekļauts preses komplektā. Ja multivides komplekts ir tikai paziņojums presei, iekļaujiet izlaiduma tekstu e-pasta vēstulē un pievienojiet izlaidumu ērtībai. Ja preses komplekts ir iepakojums par notikumu, uzrakstiet īsu paziņojumu par to, kas ir notikums, kad tas ir un kad esat pievienojis. Ja preses komplekts ir par vietējo uzņēmumu, uzrakstiet īsu paziņojumu par to, kāpēc jūs sūtāt komplektu.
Pievienojiet preses komplekta failu e-pastam. Tomēr ņemiet vērā, kādu faila formātu jūs sūtāt, jo ne visi mediju konti varēs atvērt visu veidu failus. Kopumā PDF failus (Portable Document Formats) var atvērt gandrīz visi, un skatītāja programmatūra ir brīvi lejupielādējama. PDF faili arī nodrošinās, ka tas, ko redzat datora ekrānā, ir tas, ko uztver saņēmējs, bez formatēšanas izmaiņām no dažādiem datoriem. RTF (Rich Text Format) ir arī viegli atvērt; tomēr formāts nav saglabāts RTF failā un nav labākais dokumentiem ar grafiku.
Pārliecinieties, ka visas fotogrāfijas, kas paredzētas reproducēšanai, ir pietiekami lielas, lai tās varētu atkārtoti izdrukāt ar augstu kvalitāti; nesaspiest attēlu, lai e-pasts tiktu nosūtīts ātrāk. Teksta dokumentus var apvienot vienā failā, bet fotogrāfijas, kas jāapsver publicēšanai, jāpievieno kā atsevišķi faili, jo attēlus nevar viegli atdalīt no dokumenta. JPG failu formāts bieži ir labākais attēliem.
Dodieties atpakaļ uz e-pasta ziņojuma saturu. Noslēgumā uzskaitiet, kādi dokumenti ir pievienoti un kāpēc; arī jānorāda, vai faili ir pieejami citā formātā. E-pasta vēstules beigās norādiet pilnīgu kontaktinformāciju.
Pirms e-pasta nosūtīšanas pārbaudiet visus aspektus. Pārliecinieties, vai e-pasta adrese ir pareiza, e-pasta struktūrai nav kļūdu un ka ir pievienoti pareizi faili.
