Plūsmas diagrammas ir noderīgas, lai parādītu, kā biznesa procesa soļi ir saderīgi. Kad tiek izmantots grāmatvedības cikla dokumentēšanai, tie kalpo ne tikai kā ērts kontrolsaraksts, lai pārliecinātos, ka jūsu darbinieki katru mēnesi veic visus grāmatvedības cikla posmus, bet arī palīdz jums analizēt un uzlabot grāmatvedības plūsmas. Kad jūs sapratīsiet, kurus simbolus izmantot kur un kāda informācija katrai no tām ir nepieciešama, grāmatvedības procesa shēmu nav grūti izveidot.
Saprast plūsmas diagrammas simbolus
Plūsmas diagrammas simboli parāda grāmatvedības cikla darbības, lēmumus un uzdevumus. Lai gan jūs varat izmantot jebkuru simbolu, lai attēlotu katru no šiem, daudzi cilvēki izmanto standarta simbolus. Grāmatvedības procesa shēmā tie ietver ovālus, taisnstūri un paralelogrammas, kas ir plakanas formas ar pretējām pusēm paralēli un vienāda garuma. Arī noderīgas ir bultiņas, kas norāda uz grāmatvedības procesa virzienu. Tā kā mājas lapā Mind Tools paskaidrots, ovāli visbiežāk attēlo procesa sākumu vai beigas, taisnstūri identificē konkrētus uzdevumus, un to instrukcijas vai norādījumi un paralelogrammas klasificē grāmatvedības rezultātus.
Izveidojiet plūsmas diagrammas struktūru
Grāmatvedības cikls ir 10 soļu kopums, kas notiek tajā pašā secībā katru pārskata periodu. Katra posma secībā grāmatvedības cikls sastāv no darījumu identificēšanas, darījumu analīzes, žurnāla ierakstu izdarīšanas, ierakstu ievadīšanas virsgrāmatā, izmēģinājuma bilances aprēķināšanas, ierakstu koriģēšanas, koriģētās izmēģinājuma bilances aprēķināšanas, finanšu pārskatu sagatavošanas, finanšu pārskatu sagatavošanas, pārskaitīšanas atlikumi pagaidu kontos, noslēdzot ierakstus un aprēķinot pēcslēguma izmēģinājuma bilanci. Nosakiet katru galveno soli ovālā un izmantojiet virziena bultiņas, lai izveidotu vertikālu plūsmas diagrammas struktūru.
Pievienot uzdevuma datus
Veikt uzdevumu analīzi, lai identificētu atsevišķus uzdevumus katrā grāmatvedības cikla posmā. Jo sīkāk jūs sniedzat, jo noderīgāka būs diagramma. Piemēram, tā vietā, lai izmantotu vienu taisnstūri, kurā teikts “ierakstīt žurnāla ierakstus debetos vai kredītos”, norādiet katru soli vai norādiet norādījumus, kā šo uzdevumu veikt savā taisnstūrī. Veicot darbības, kas rada produkciju, piemēram, sagatavo finanšu pārskatus, identificē izeju, izmantojot paralelogrammas, novieto tās pa labi no atbilstošā taisnstūra un savieno tās ar virziena bultiņām. Atkārtojiet šo darbību, līdz plūsmas diagramma ir pabeigta.
Pārbaudiet un pārbaudiet
Kad shēma ir pabeigta, Mind Tools iesaka pārbaudīt informāciju un pārbaudīt to precizitāti. Viens no veidiem, kā to izdarīt, ir lūgt grāmatvedības darbiniekus pārskatīt diagrammu un pārbaudīt to, veicot pasākumus, kas ir tieši tādi, kādi tie ir iesniegti. Tas ir arī labs laiks, lai analizētu grāmatvedības ciklu, lai uzlabotu efektivitāti un iekšējo kontroli. Nosakiet gan nevajadzīgos, gan liekos soļus, kā arī soļus, kas jāiekļauj. Apskatiet, vai grāmatvedības procedūras nodrošina atbilstošu iekšējo kontroli, piemēram, informācijas drošību un pienākumu nodalīšanu.
