Personām un uzņēmumiem ir dažādas izvēles iespējas attiecībā uz reģistrācijas iekārtām. Dažas iespējas piedāvā augstu drošības līmeni, bet citas var nodrošināt lielu failu blīvumu. Jūsu izvēlētā kartotēkas izvēle ietekmē to, cik daudz vietas ir, failu jutīgums un fizisko vai elektronisko ierakstu izvēle.
Fiziskās kartotēkas
Skapji
The arhivēšanas skapis ir biroja štāpeļšķiedrām. Standarta ir četras atvilktnes, kas ļauj saglabāt failus sāniski. Saskaņā ar Smead, dokumentu pārvaldības kompāniju, reģistrācijas skapji ir izdevīgi, ja jums ir nepieciešams saglabāt ierakstus drošā veidā. Tā kā šos skapjus var bloķēt, uzņēmums var ierobežot piekļuvi jutīgiem failiem ļaujot darbiniekiem un apmeklētājiem iekļūt istabā.
No visām fiziskās kartotēkas iespējām, skapji parasti ir dārgākā un ir visvairāk ierobežota jauda. Smead atzīmē, ka četras atvilktnes skapīša kārba, kas aizņem 6 pēdu garumu, ir aptuveni 8488 mapes.
Atveriet plauktu
Alternatīva kartotēku skapjiem ir atvērtas plaukti. Vienības ir līdzīgas atvērtām grāmatplaukām un ir īpaši paredzētas mapju augstumam un platumam. Dizains ļauj lietotājiem viegli piekļūt failiem un var būt arī stacionārs vai būt mobilais ja veltņi ir piestiprināti pie apakšas.
Atvērtie plaukti ietaupa vietu un naudu. Smead atzīmē, ka plauktu glabāšanas iekārtas parasti ir trīs reizes lētāk nekā kartotēkas. Salīdzinot ar četrām atvilktnēm, septiņu līmeņu atvērtajās plauktu sistēmās ir 80 procenti vairāk jaudas. Mobilās plaukti var tikt ievietoti augstākā blīvumā un piedāvā 405 procentus lielāku jaudu nekā skapji.
Padomi
-
Neatkarīgi no kartotēkas, jums būs nepieciešama arī piegādes piemēram, failu mapes, uzlīmes un beigu cilnes, lai fiziskā sistēma darbotos pareizi.
Digitālās kartotēkas
Ārējās ierīces
Ir ērti izmantot datora iekšējo cieto disku, lai saglabātu failus, bet jūs varat zaudēt informāciju, ja cietais disks ir bojāts vai fiziski bojāts. Lai mazinātu šo risku, lietotāji var vēlēties dublēt datus uz ārēju ierīci. PC World iesaka dublēt kritiskos failus uz ārējais cietais disks un izmantojot a zibatmiņa pārsūtīt failus pēc vajadzības.
Padomi
-
Lietotāji var arī dublēt datus uz mākoņa pakalpojuma, piemēram, Google diska vai Dropbox, kas neprasa papildu aprīkojumu.
Serveri
Uzņēmumi, kas vēlas, lai vairākas personas piekļūtu tiem pašiem datiem, var vēlēties ieguldīt serverī. Serveri darbojas kā a centrālā repozitorija daudzu lietotāju failiem. PC World atzīmē, ka uzņēmēji serverī var izvietot daudzlietotāju lietojumprogrammas, piemēram, datu bāzes un uzņēmuma resursu plānošanas sistēmas. Tādējādi lielam skaitam cilvēku ir viegli piekļūt uz tiem pašiem failiem. Servera datus var papildināt ar ārēju ierīci vai mākoni, lai nodrošinātu papildu drošību.
Fiziskie serveri izskatās līdzīgi augstas klases datoram. Alternatīvi, uzņēmumi var izvēlēties mākonis balstītu hostinga pakalpojumu - Amazon Web Services, Windows Azure un Rackspace mākoņpakalpojumi ir visas iespējas, kurām nav nepieciešams fizisks serveris.
