Kā plānot konferences zvanu. Korporatīvajā pasaulē tikšanās ir būtiska komunikācijas sastāvdaļa. Viens veids, kā rīkot sanāksmes, kurās dalībnieki var atrasties dažādos birojos vai pat dažādās pasaules daļās, ir konferences zvana plānošana. Lai gan konferences zvani var būt ērts veids, kā sazināties, ir jāveic daži soļi, lai veiksmīgi plānotu. Lai plānotu konferences zvanu, izpildiet šos padomus.
Izlemiet par konferences zvana datumu un laiku. Plānojot laiku, noteikti ņemiet vērā visus dalībniekus, kas dzīvo dažādās laika zonās.Jūs nevēlaties plānot konferences zvanu uz laiku pirms vai pēc tam, kad jūsu kolēģi parasti būs birojā.
Organizējiet konferences zvana numuru no sava uzņēmuma konferenču centra vai sazinieties ar tiešsaistes pakalpojumu sniedzēju, kurš veicina konferences zvanus. Tas bieži vien ir saistīts ar nelielas maksas izveidošanu un norēķināšanu, bet tas ir ērts risinājums, ja jūsu uzņēmums nepiedāvā konferenču pakalpojumus.
Sagatavojiet sapulces pieprasījumu, norādot datumu, laiku un ierosināto tēmu. Tas ir jānosūta pa e-pastu konferences zvana dalībniekiem vairākas nedēļas pirms laika, lai dotu viņiem pietiekami daudz laika, lai pielāgotu jūsu konferences zvanu. Noteikti iekļaujiet konkrētus zvanīšanas norādījumus un visus PIN numurus, kuriem dalībniekiem būs nepieciešams piekļūt zvanam.
Izveidojiet konferences zvana darba kārtību. Jūsu darba kārtībai būtu jāaptver tas, ko jūs vēlētos, lai sasniegtu konferences zvanu, kādi rezultāti būs nepieciešami pēc uzaicinājuma un kādi dalībnieki būs atbildīgi par nākamajiem soļiem.
Sūtiet dienas kārtību un jebkuru papildu informāciju, kas dalībniekiem būs jāpārskata vairākas dienas pirms sarunas. Jūs varat iekļaut izklājlapas vai pārskatus, kas nodrošina fonu tēmai, kuru plānojat adresēt.
Sekojiet personai ar visiem dalībniekiem, kas nav saņēmuši apstiprinājumu no dienas pirms konferences zvana. Šajā gadījumā telefona zvans ir labākais, jo dalībnieks, iespējams, nav saņēmis jūsu e-pasta ziņojumu ar sapulces pieprasījumu.
