Jūsu uzņēmuma ienākumu un izdevumu izsekošana var izrādīties milzīga, pat ja jūs vadāt mazu uzņēmumu. Ir veikti aprēķini, ziņojumi sagatavošanai, rēķini par samaksu un nodokļi. Finanšu saraksts, kas jāapkopo katru mēnesi, reizi ceturksnī un katru gadu, bieži vien ir bezgalīgs.
Labā ziņa ir tāda, ka pastāv mazo uzņēmumu grāmatvedības programmatūra, lai atvieglotu procesu. Pareizā programmatūra ļauj jums sekot līdzi jūsu finanšu informācijai vienuviet un piekļūt reāllaika ziņojumiem, kas nepieciešami, lai jūsu uzņēmums darbotos nevainojami.
Kāpēc man ir nepieciešama mazo uzņēmumu grāmatvedības programmatūra?
Mazo uzņēmumu grāmatvedības programmatūra ļauj pat matemātiskāk apstrīdēt precīzu finanšu uzskaiti. Tā vietā, lai manuāli izsekotu pirkumus, ieņēmumus un peļņu no darbvirsmas datora izklājlapām, jūs varat ietaupīt laiku un darbaspēku, izsekojot visu elektroniskās grāmatvedības programmā.
Mazo uzņēmumu grāmatvedības programmatūras izmantošanai ir daudzas priekšrocības, kas var palīdzēt jūsu uzņēmumam darboties efektīvāk. Daži no ieguvumiem ir šādi:
- Racionalizē grāmatvedību. Ar mazo uzņēmumu grāmatvedības programmatūru jūs varat piekļūt visai jūsu finanšu informācijai vienuviet. Jums nav jāpārbauda ar vairākiem departamentiem, lai iegūtu nepieciešamo informāciju vai gaidītu līdz mēneša beigām, lai apskatītu jūsu finanšu datus. Tā vietā jūs varat pieteikties grāmatvedības programmatūrā jebkurā diennakts laikā no jebkuras ierīces, lai redzētu, vai rēķini ir samaksāti, izsūtīts inventārs, kāda daļa jūsu uzņēmuma ir rentabla un kur jūs varat veikt dažus uzlabojumus.
- Samazina cilvēka kļūdas. Neatkarīgi no tā, cik kompetenti ir jūsu darbinieki, vienmēr ir vietas cilvēka kļūdām. Mazo uzņēmumu grāmatvedības programmatūra palīdz samazināt kļūdas aprēķinos un ziņošanā, elektroniski izsekojot finansēm. Kad procesi, piemēram, rēķinu sagatavošana, laika uzskaite un rēķinu kolekcijas tiek veikti, izmantojot grāmatvedības programmatūru, tas vēl vairāk palielina jūsu finanšu precizitāti.
- Ļauj komandas sadarbībai. Mazo uzņēmumu grāmatvedības programmatūra ļauj vairāk nekā vienai personai piekļūt jūsu uzņēmuma finanšu informācijai. Jūs varētu vēlēties, lai cilvēki, kas pārvalda algas, mārketingu, inventāru un pārdošanu, varētu piekļūt jūsu uzņēmuma reāllaika finanšu informācijai, lai viņi varētu labāk pildīt savus pienākumus. Ar grāmatvedības programmatūru, kas atrodas mākonī vai ielādēta katras personas datorā, darbinieki no visas uzņēmuma var pieteikties un saņemt nepieciešamo informāciju.
- Nodrošina ieskatu. Ar pogas nospiešanu mazo uzņēmumu grāmatvedības programmatūra var sniegt jums tūlītējus ieskatus jūsu uzņēmumā. Pamatojoties uz tiem, jūs varat labāk pielāgot savus izdevumus, pārdošanas centienus, inventāru un personālu, lai padarītu jūsu uzņēmumu izdevīgāku.
- Saglabā informāciju drošu. Šodienas grāmatvedības programmatūra ir droša, nodrošinot, ka jūsu uzņēmuma informācija paliek uzņēmumā. Lielākā daļa programmatūras šifrē informāciju, lai to varētu piekļūt tikai jūsu uzņēmums. Daudzi nodrošina individuālus pieteikumus katram darbiniekam, lai tikai daži cilvēki varētu redzēt dažus finanšu informācijas aspektus. Piemēram, varat dot cilvēkresursu menedžerim piekļuvi laika lapām un algu sarakstam, nevis visai citai jūsu uzņēmuma finanšu informācijai. Ja jūs pieņemat maksājumus tieši jūsu grāmatvedības programmatūrā, tie ir arī šifrēti.
- Izveido tūlītējus ziņojumus. Lielākā daļa mazo uzņēmumu grāmatvedības programmatūras ļauj jums pielāgot nepieciešamos pārskatus un nekavējoties piekļūt tiem. Jūs varat uzreiz izvilkt šādus pārskatus kā peļņas un zaudējumu pārskatu, pārdošanas nodokļa kopsavilkumu, rēķinu vēsturi, savāktos maksājumus un izdevumu pārskatus. Tas palīdz samazināt laiku, ko jūsu darbinieki var pavadīt, veidojot šāda veida informāciju. Jūs pat varat automātiski ģenerēt pārskatus, kas parāda datus tādā veidā, kas jums ir lietderīgi, piemēram, piezīmju diagrammas vai diagrammas.
- Nodrošina nozarei specifisku pārskatu. Ja izvēlaties mazo uzņēmumu grāmatvedības programmatūru, kas ir specifiska jūsu nozarei, jums jāizvairās no pielāgošanas, kas var palielināt programmatūras cenu. Jūs arī varat piekļūt ziņojumiem, kas ir vērtīgāki jūsu uzņēmumam. Piemēram, ja esat veselības aprūpes pakalpojumu sniedzējs, jums var būt nepieciešama funkcionalitāte, kas ļauj jums maksāt apdrošināšanas sabiedrības. Ja atrodat programmatūru, kas ir specifiska veselības aprūpes nozarei, šī funkcionalitāte, iespējams, būs iekļauta vai būs diezgan pieņemams papildinājums. Programmatūrai, kas paredzēta vispārējām nozarēm, šīs funkcionalitātes izveide jūsu uzņēmumam var vadīt programmatūras cenu.
- Saglabā jūs par labāko praksi. Mazo uzņēmumu grāmatvedības programmatūra var saglabāt jūsu biznesa pašreizējo informāciju par labāko grāmatvedības praksi. Izmantojot automātiskos programmatūras atjauninājumus un konsultācijas par jaunām funkcijām, jūs varat palikt virs jaunākajām ziņošanas un nodokļu praksēm, nepaļaujoties uz savu grāmatvedi.
Pareiza mazo uzņēmumu konta programmatūra nozīmē, ka jums ir mazāk galvassāpes un vairāk laika visiem saviem darbiniekiem, lai koncentrētu savas enerģijas citur. Tātad, kā jūs izvēlēties pareizo programmatūru jūsu uzņēmumam?
Kāda grāmatvedības programmatūra ir vislabāk piemērota mazajiem uzņēmumiem?
Lēmums par mazo uzņēmumu grāmatvedības programmatūras iegādi jūsu uzņēmumam bieži vien ir vienkāršākā procesa daļa. Sarežģītākā daļa ir izlemt, kādu konkrētu programmatūru izmantot.
Tirgū ir dažādas iespējas, no kurām lielāko daļu var pielāgot jūsu konkrētajam biznesam un vajadzībām. Pirms sākat noskaidrot, kādu mazo uzņēmumu grāmatvedības programmatūru lejupielādēt vai pierakstīties, pārliecinieties, ka jūs zināt, kādas funkcijas vēlaties. Veikt laiku, lai izpētītu savas iespējas un katra piedāvājuma iespējas.
Izveidojiet sarakstu ar vajadzīgajām funkcijām un citu sarakstu ar tiem, kurus jūs vēlētos saņemt, bet bez tā. Tie var ietvert:
- Krājumu pārvaldība.
- Banku darbība
- Algas un laika kontrolsaraksts.
- Rēķini
- Debitoru parādi.
- Norēķinu stundas.
- Pārdošanas komisijas.
- Automātiska norēķini.
- Vairāki lietotāji.
Tiklīdz jūs zināt, ko vēlaties, sāciet cenu noteikšanu. Izlemiet, vai vēlaties, lai mazo uzņēmumu grāmatvedības programmatūra tiktu lejupielādēta jūsu datorā, vai, ja vēlaties, lai piekļūtu mākoņa balstītai programmai, kuru varat piekļūt no jebkuras ierīces. Pastāv plaša cenu izvēle, pamatojoties uz izvēlēto programmu, īpašībām, kuras vēlaties un pielāgošanu, kas jāveic. Paturiet prātā budžetu pirms galīgā lēmuma pieņemšanas, paturot prātā, ka izmaksas palielinās, izvēloties lielāku pielāgošanu.
Tāpat apsveriet, kura mazo uzņēmumu grāmatvedības programmatūra ir visaktīvākā, lai jūs varētu izmantot. Lai gan daudziem produktiem ir līdzīgas iezīmes, faktiskais informācijas panelis un produkta ieviešana var atšķirties. Jums jāizvēlas tāds, ko ērti lietojat, tāpēc pārliecinieties, ka redzat interesējošo produktu demonstrāciju. Tādā veidā jūs varat justies par to, kā jūs lietojat produktu un vai tas ir pietiekami viegli, lai jūs varētu pārvietoties. Pēdējā lieta, ko vēlaties darīt, ir ieguldīt daudz naudas mazo uzņēmumu grāmatvedības programmatūras lejupielādē, kas jums ir pārāk nomākta.
Papildus programmas izmēģinājumam iegūstiet sarakstu ar atsaucēm, kas izmanto jūsu interesējošo programmatūru. Ja iespējams, atrodiet to, kurš atrodas līdzīgā nozarē kā jūs, jo tie, iespējams, izmantos programmatūru tādā pašā veidā kā jūs varētu. Uzdodiet jautājumus par ieviešanas procesu, kā pielāgotās funkcijas darbojas un kā klientu apkalpošanas komanda reaģē. Jūsu saņemtās atbildes var palīdzēt jums pieņemt vislabāko lēmumu par jūsu uzņēmumu.
Ja jums ir tāds, pirms lēmuma pieņemšanas arī reģistrējieties ar savu IT nodaļu. Jums var būt ierobežojumi attiecībā uz uzglabāšanu vai joslas platumu, kas padara dažas programmas neiespējamas jūsu uzņēmumā. Šīs tehniskās īpašības vislabāk ir atstāt tās personas, kurām ir laba izpratne par jūsu uzņēmuma datoru tīkliem.
Vai ir kāda bezmaksas mazo uzņēmumu grāmatvedības programmatūra?
Pareiza mazo uzņēmumu grāmatvedības programmatūra var būt ieguldījums. Ja neesat gatavs finansiāli uzņemties saistības, jūs varat bez maksas atrast mazo uzņēmumu grāmatvedības programmatūru tiešsaistē.
Mazo uzņēmumu grāmatvedības programmatūra, kas parasti ir bezmaksas, tikai ļauj jums veikt tikai pamata grāmatvedības funkcijas, piemēram, rēķinu apmaksu un rēķinu izrakstīšanas klientus. Dažās mazo uzņēmumu grāmatvedības programmās, kurās ir ierobežotas citas funkcijas, piemēram, atļauto lietotāju skaits, to banku kontu skaits, kurus var saistīt, un ierobežota ziņošanas funkcionalitāte.
Tirgū ir dažas bezmaksas grāmatvedības programmas, kurām ir vairāk saspiešanas funkciju, bet citās jomās var nebūt. Piemēram, programmatūra var ļaut jums izveidot nepieciešamos finanšu pārskatus, bet nesniedz nepieciešamo klientu atbalstu. Ja jūs neesat ļoti tehnoloģiski gudrs, klientu atbalsta trūkums var padarīt brīvo programmatūru par nemaksātu savu laiku.
Ja jūs meklējat kaut ko ļoti vienkāršu, kas ļauj jums izmantot grāmatvedības programmatūras izmantošanas ritmu, mazo uzņēmumu grāmatvedības programmatūra, kas ir bezmaksas, var būt laba sākuma līmeņa grāmatvedības programma jums. Daudzi ļauj jums jaunināt uz vairāk apmaksātām funkcijām, jo lietojat programmatūru ērtāk. Vienkārši ņemiet vērā, ka jūs nevarēsiet piekļūt daudzām no šīm funkcijām, ja izmantojat tikai programmatūras bezmaksas versiju.
Ja izvēlaties bezmaksas maršrutu, pārliecinieties, ka esat izvēlējies produktu, kuram ir zināms vārds. Lasiet citu lietotāju atsauksmes un, ja iespējams, saņemiet ieteikumus. Tā kā jūs ievadāt sensitīvu un svarīgu informāciju par uzņēmumu, nevēlaties izmantot tikai jebkuru mazo uzņēmumu grāmatvedības programmatūras lejupielādi, kuru atrodat tiešsaistē.
Vai man ir nepieciešams grāmatvedis?
Jums var būt jautājums, vai jums joprojām ir vajadzīgs grāmatvedis, ja jūs elektroniski izsekojat visus savus finanšu datus. Parasti atbilde ir „jā”. Ir laba ideja, lai sertificēts profesionālais grāmatvedis pārskatītu jūsu informāciju, lai pārliecinātos, ka viss ir pareizi izsekots, un ka jūs neko nepamanīsiet, kas būs svarīgs nodokļu laiks. Grāmatvedis jūs arī atjauninās par jaunākajiem nodokļu noteikumiem un prasībām, lai pārliecinātos, ka jūs vienmēr ievērojat.
Viena no iespējām, kas atrodama lielākajā daļā mazo uzņēmumu grāmatvedības programmatūras, ir spēja sniegt grāmatvedim piekļuvi programmatūrai. Jūs parasti varat uzaicināt savu grāmatvedi savā kontā, lai viņi varētu redzēt visu nepieciešamo informāciju, lai saglabātu jūsu finanšu datus. Jūsu grāmatvedim būs ierobežota funkcionalitāte, lai viņi nevarētu veikt izmaiņas bez jūsu atļaujas.
Ja jums jau ir grāmatvedis, jūs varat jautāt, ko viņa iesaka mazo uzņēmumu grāmatvedības programmatūrai. Ņemot vērā viņas zināšanas par jūsu uzņēmumu, viņai var būt daži konkrēti ieteikumi par to, kas vislabāk darbosies jums. Viņai var būt arī dažas preferences par to, ko programmatūra vislabāk apvieno ar to, ko viņa izmanto savā galā.
Atrodot pareizo mazo uzņēmumu grāmatvedības programmatūru jūsu uzņēmumam, jūs ilgtermiņā labāk varēsiet gūt finansiālus panākumus. Noteikti veiciet atbilstošu pamatu un pētījumus, lai izvēlētos produktu, kas ir piemērots jūsu pieredzes līmenim, uzņēmumam un nozarei. Tas ir ieguldījums jūsu uzņēmuma nākotnē, kuru vēlaties pārliecināties, ka jūs darāt pareizo pirmo reizi.
